Het vak omgevingsmananagement is een vak apart met veel verschillende taken en nooit dezelfde invulling. Afhankelijk van het project en de omgeving heb je onder andere te maken met verschillende stakeholders, diverse vergunningen en/of meldingen, ecologie, archeologie, en ook meerdere soorten communicatiemiddelen. Wij nemen je mee in het vak van een omgevingsmanager en beantwoorden hierbij de volgende vragen: wat is een omgevingsmanager, wat doet een omgevingsmanager en wie is dan die omgevingsmanager precies? We geven antwoord op deze vragen aan de hand van bestaande kennis, praktijkvoorbeelden en verhalen van ervaringsdeskundigen. We hopen je hiermee een beeld te geven van het vak en de mogelijke taken en/of uitdagingen waar je mee te maken kunt krijgen als omgevingsmanager.
Wat is een omgevingsmanager?
Voor de term omgevingsmanager is helaas geen eenduidige beschrijving te geven. De invulling van de functie is afhankelijk van het project, de omgeving en het bedrijf/opdrachtgever. Wij hebben daarom een aantal verschillende definities voor je op een rijtje gezet:
“Omgevingsmanagement houdt de relatie met de omgeving en de stakeholders in balans gedurende het project. De omgevingsmanager is verantwoordelijk voor het contact met de omgeving. Hij/zij voert hiervoor verschillende werkzaamheden uit, en brengt hiervoor de juiste kennis en ervaring mee. Het benodigde profiel voor een omgevingsmanager hangt samen met het soort en de fase van de projecten waaraan gewerkt wordt, de omgeving en de organisatie. De omgevingsmanager is ook verantwoordelijk voor het toepassen van BLVC als werkwijze voor het acceptabel maken van de hinder voor de omgeving.” (BLVC, 2020)
“We maken tijdens het project gebruik van omgevingsmanagement om de relatie met de omgeving en stakeholders in balans te houden gedurende het project. De omgevingsmanager is verantwoordelijk voor het contact met de omgeving.” (Rijkswaterstaat, z.j.)
“Welke taken een omgevingsmanager onder zijn hoede heeft, verschilt eveneens tussen projecten en personen. In ieder geval is duidelijk dat hij of zij overzicht moet hebben over de belangen van stakeholders, uitvoeren van conditionering, communiceren naar de omgeving, waarborgen leefbaarheid en het afhandelen van issues. Of de omgevingsmanager deze functies zelf uitvoert of delegeert, hangt af van verschillende projecteigenschappen waarvan de complexiteit van de omgeving de belangrijkste is.” (Meijers, 2009)
Samengevat is een omgevingsmanager dus de schakel in een project tussen de omgeving en de uitvoerende partij. Deze omgevingsmanager onderhoudt relaties, behartigt belangen, verzorgt de omgevingscommunicatie, regelt alles rondom conditionering en verzorgt met zijn of haar inspanningen zo draagvlak voor het project. Hierbij kan het nog wel verschillen of een omgevingsmanager aan de voorkant of aan de achterkant van een project betrokken is. Zo zijn er strategische omgevingsmanagers die vanuit de opdrachtgever een project vormgeven en daarmee helemaal aan de voorkant van een project zetten. Daarnaast zijn er omgevingsmanagers die pas bij de daadwerkelijke realisatie van het project betrokken zijn, als alle ideeën en besluiten al zijn genomen. Deze omgevingsmanager richt zich op de uitvoering van het project. Het uiteindelijke doel van iedere omgevingsmanager: een tijdige en zorgeloze uitvoering waarbij de omgeving met een tevreden gevoel achterblijft.
Omgevingsmanager in de praktijk
Voor de renovatie van de elektrische installaties van twee bruggen in gemeente Gouda werd er een omgevingsmanager ingezet. Deze omgevingsmanager werd ingeschakeld om alle stakeholders rondom deze twee bruggen in kaart te brengen, hun belangen te behartigen en hen voor en tijdens de uitvoering tijdig en volledig te informeren. Dit deed de omgevingsmanager aan de hand van een locatiebezoek, keukentafelgesprekken, een projectpagina en communicatie via lokale media. Daarnaast werd deze omgevingsmanager ingeschakeld om uit te zoeken welke vergunningen, meldingen en/of onderzoeken er nodig waren om met de uitvoering te starten, om de beloftes uit het EMVI-plan te borgen en ook om eventuele knelpunten in de omgeving aan te kaarten en met de aannemer aan te pakken.
Wat doet een omgevingsmanager?
Een omgevingsmanager houdt zich dus binnen een project bezig met verschillende aspecten, uiteraard weer afhankelijk van het project, de omgeving en het bedrijf/opdrachtgever. Er is hierbij onderscheid te maken in de taken tijdens de voorbereiding en de taken tijdens de uitvoering.
Voorbereiding
Tijdens de voorbereiding inventariseert een omgevingsmanager onder andere welke stakeholders zich waar bevinden, wat hun belangen zijn, en wat de eventuele raakvlakken met de omgeving zijn. Dit doe je door middel van deskresearch, een locatiebezoek en gesprekken met stakeholders. Op basis daarvan bepaald je de strategie. Je stelt bijvoorbeeld een communicatieplan op waarin je beschrijft met wie, op welke wijze en met welke frequentie je gaat communiceren tijdens het project. Ook is tegenwoordig het stukje burgerparticipatie hier een deel van. Wanneer en hoe laat je de burgers participeren? Daarnaast inventariseer je tijdens de voorbereiding wat de benodigde vergunningen, meldingen en/of onderzoeken zijn, op het gebied van onder andere ecologie, kabels en leidingen, bodem, water en Niet Gesprongen Explosieven (NGE’s). Je stelt een vergunningenregister op waarin je bijhoudt wat er aangevraagd dient te worden, bij welk bevoegd gezag, welke informatie daarvoor nodig is, wat de deadline is, door wie wat wordt aangevraagd en wat de status is.
We kunnen wel stellen dat hoe beter de voorbereiding is, hoe minder werk een omgevingsmanager tijdens de uitvoering heeft. Wanneer stakeholders tijdig en volledig geïnformeerd zijn, zullen zij over het algemeen minder van zich laten horen tijdens de uitvoering. Wanneer alle eventuele knelpunten of risico’s vooraf in kaart zijn gebracht en ondervangen zijn met beheersmaatregelen, hoe minder problemen zich over het algemeen voordoen tijdens de uitvoering.
Wat moet jij in de praktijk doen, wat jij typisch vindt passen bij de rol van omgevingsmanager?
Demi Oldeman (omgevingsmanager): “Goed luisteren naar belangen. In de praktijk hoor je dat iedereen belang heeft bij goed projectverloop, maar het is belangrijk te filteren wat dat belang voor ieder individu persoonlijk is. Door niet iedere stakeholder over één kam te scheren, voorkom je dat je blind staart op aannames.”
Uitvoering
Tijdens de uitvoering voer je vervolgens de beschreven aanpak in het communicatieplan uit in de praktijk. Je stuurt informatiebrieven, organiseert een bewonersavond, zet wekelijks een bericht in de omgevingsapp en gaat langs bij de benodigde stakeholders. Je onderhoudt de relaties en behoudt draagvlak. Daarnaast houd je het klachten- en meldingenregister bij waarin je alle vragen, meldingen of klachten vanuit de omgeving noteert, inclusief verantwoordelijke, de getroffen oplossing en de status. Tot slot houd je controle. Een omgevingsmanager hoeft niet alle taken zelf uit te voeren, maar houdt soms ook controle over de taken van een ander. Dient een ecoloog of ETT’er (European Tree Technician) aanwezig te zijn om begeleiding te bieden tijdens de werkzaamheden? Houd controle over de benodigde expertise en onderzoeken tijdens het project en voorkom zo vertraging in de planning of andere problemen.
De doelen van alle inspanningen van een omgevingsmanager zijn:
- Door middel van een goede voorbereiding tijdig de uitvoering ingaan
- Tijdens de uitvoering zonder problemen de werkzaamheden kunnen uitvoeren
- Een tevreden omgeving creëren, behouden en achterlaten
Wat vind je het leukste aan jouw rol als omgevingsmanager?
Elianne van der Linden (omgevingsmanager): “Het verspreiden van een enquête (via de Omniom-app). In een poll konden bewoners hun voorkeur voor de toekomstige kleur van de te renoveren brug doorgeven. Ik gaf ze 2 opties (groen en grijs) en de leukste suggesties stroomden binnen. Zo stelde een bewoner voor om de brug in regenboogkleuren te verven. De meerderheid stemde voor groen.”
Jan-Hendrik Bouman (strategisch omgevingsmanager): “Het procesmatig uitzetten van raakvlakken en het strategisch en creatief nadenken om problemen in het vervolgtraject, tijdens de uitvoering, te voorkomen.”
Viola Vink (omgevingsmanager): “Het leukste eraan vind ik dat je met allerlei verschillende mensen aan tafel zit: van uitvoerder en techneut, tot directeur van een grote vestiging. Daarnaast is het leuke dat we van een paar projecten waarvan we de aanbesteding hebben gedaan, ook het omgevingsmanagement zijn gaan doen. Dan zie je dus hoe alles wat je op papier schrijft, daadwerkelijk naar de praktijk wordt vertaald.”
Wie is dan precies die omgevingsmanager?
We hebben je nu uitgelegd wat een omgevingsmanager is en waar een omgevingsmanager zich zoal mee bezighoudt. Maar, wat maakt precies een omgevingsmanager en wat heeft een omgevingsmanager in zich om die taken dan ook in de praktijk te realiseren?
Welke competentie vind jij het beste passen bij jouw rol als omgevingsmanager?
Demi Oldeman (omgevingsmanager): “Het klinkt wellicht wat cliché, maar communicatieve vaardigheden en empathie. Willen weten wat de ander zegt, horen wat diegene bedoelt, aanvoelen hoe je het beste kan reageren en een helder met iemand communiceren. De verbinding tussen communicatie en menselijkheid is, wat mij betreft, onmisbaar als omgevingsmanager.”
Wij hebben de belangrijkste competenties en skills voor je op een rijtje gezet en uiteraard ook ondersteund met voorbeelden:
- Georganiseerd
- Communicatief vaardig
- Empathisch
- Creatief
- Flexibel
Welke competentie vind jij het beste passen bij jouw rol als omgevingsmanager?
Elianne van der Linden (omgevingsmanager):
- Sensitief: Je moet belangen aan kunnen voelen. Daarnaast moet je aan kunnen voelen welke stakeholders mogelijke dwarsliggers worden en daar vooraf al op inspelen. (In dorpen zijn er standaard 2-3 bewoners waarvan geldt: als zij het weten, weet een week later het hele dorp het).
- Creatief:Als het niet gaat zoals het moet, dan moet het maar zoals het gaat. Op een creatieve manier met stakeholdersbelangen omgaan om ze links- of rechtsom tevreden te houden betekent balanceren. In overleg met de uitvoerder is er vaak van alles mogelijk waardoor je stakeholders tóch tevreden krijgt. Maar, dit vergt wel creativiteit.
- Flexibiliteit: Zie bovenstaande. Je moet er mee om kunnen gaan dat niet iedere week hetzelfde is.
- Standvastig: Er bestaan veel moeilijke mensen. Daarom is standvastigheid een belangrijke competentie: als omgevingsmanager moet je sterk in je schoenen staan en goed kunnen onderbouwen waarom iets gaat zoals het gaat. Die standvastigheid zorgt ervoor dat ook de iets moeilijkere mensen in de omgeving leren leven met het project.
Hoe aanpassingsvermogen en flexibiliteit zich in de praktijk vertaalt
Ieder project en iedere omgeving is anders. Dit vergt een goed portie aanpassingsvermogen en flexibiliteit. Een voorbeeld: wat momenteel veel gebeurt, is de uitbreiding van de elektriciteitsnetwerken in Nederland. De bestaande netwerken kunnen het niet meer aan dus moeten er nieuwe verbindingen worden gerealiseerd. Dit wordt gedaan door middel van ondergrondse kabels. Soms dwars door een stad heen, de andere keer door particuliere grond op het platteland. De werkzaamheden zijn dan hetzelfde, maar het stukje omgevingsmanagement ziet er heel anders uit. Je hebt te maken met andere mensen, andere belangen en waarschijnlijk ook andere communicatiemiddelen. Je kan je voorstellen in een dorp waar met name veel oudere mensen wonen dat je andere communicatiemiddelen gebruikt dan in een stad waar veel studenten wonen.
Naast de verschillen tussen projecten en de omgeving waarin je terecht komt, verandert het vak omgevingsmanagement ook constant. Met name door de nieuwe omgevingswet in aankomst vraagt het vak ook flexibiliteit en aanpassingsvermogen van omgevingsmanagers op gebied van participatie. Je moet kunnen meebewegen met veranderingen en de betreffende situatie.
