Een bouw- of infraproject heeft impact op mensen. Een aannemer is altijd te gast in de omgeving. Het is daarom belangrijk om alle mogelijke hinder per stakeholder goed inzichtelijk te hebben door een stakeholdersanalyse te doen. Maar een analyse alleen is natuurlijk niet genoeg;nadat je een duidelijk overzicht hebt, is het tijd om de acties te bepalen. Waar zitten de knelpunten en hoe ga je daar in de voorbereidings- en uitvoeringsfase mee om? Hoe kom je stakeholders tegemoet? Kan je misschien zelfs iets extra’s voor ze doen?
Een BLVC-plan is een goede manier om alle maatregelen uit te detailleren. De vier onderdelen (Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie) zijn een afgebakende kapstok voor omgevingsmanagement in de uitvoering. Aan alle aspecten moet tijdens het project veel aandacht uitgaan. Hoe houd je de omgeving leefbaar en veilig, welke maatregelen tref je om de omgeving zo goed mogelijk bereikbaar te houden en welke communicatiemiddelen zet je in? Door per aspect effectieve maatregelen op te stellen, beperk je de hinder tot een acceptabel minimum en houd je de omgeving te vriend.
Om jou te helpen in het volgen van deze systematiek, nemen we je mee inde verschillende soorten BLVC-plannen en lichten we de vier aspecten van BLVC uit.
Soorten BLVC-plannen
Bij het opstellen van een BLVC-plan zijn er verschillende soorten. Je hebthet BLVC-kader, het BLVC-EMVI-plan en het BLVC-uitvoeringsplan. Deze plannen hebben ieder weer huneigen invulling. Onderstaand lichten we de verschillen toe.
Het BLVC-kader
Het BLVC-kader wordt opgesteld door een aanbestedende dienst, meestal een gemeente. Ze geven hier de randvoorwaarden weer waar de infra-aannemer aan moet voldoen op het gebied van bereikbaarheid, leefbaarheid, veiligheid en communicatie. Binnen dit kader kan de aannemer zijn eigen invulling geven.
Het BLVC-EMVI-plan
Als het project als aanbesteding op de markt is gezet, dan wordt de aannemer gevraagd om binnen het BLVC-kader zijn eigen invulling te geven. De aannemer wordt uitgedaagd om een zo goed mogelijk EMVI-plan te schrijven. Om de aanbesteding te winnen moet deze projectspecifiek en onderscheidend zijn.
Het BLVC-uitvoeringsplannen
Als een aannemer de aanbesteding heeft gewonnen, dan mag hij het plan gaan uitvoeren. Het EMVI-plan wordt verder uitgedetailleerd tot een BLVC-uitvoeringsplan. De stakeholdersanalyse en planning worden geactualiseerd, de uitvoeringswijze wordt met hulpdiensten afgestemd en alle afspraken worden verwerkt in het BLVC-uitvoeringsplan. De opdrachtgever toetst het uitvoeringsplan ter akkoord waarna het uitvoeringsplan in depraktijk wordt ingezet om Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie te waarborgen. Onderstaand peronderdeel een paar denkrichtingen om toe te passen inde praktijk.
Bereikbaarheid
BereikbaarheidHet eerste aspect in een BLVC-plan is de bereikbaarheid. Het is tijdens ieder bouwproject belangrijk om de bereikbaarheid zo optimaal mogelijk te houden.
We kennen Nederland natuurlijk als een bedrijvig fietsland – met ongeveer 23 miljoen fietsen en 17 miljoen inwoners bezit iedere inwoner gemiddeld 1,4 fietsen. Daarnaast hebben veel huishoudens twee auto’s. Al dat verkeer moet van A naar B, en in de tussentijd ergens geparkeerd staan. En dan worden de wegen ook nog eens gevuld met onder andere vrachtverkeer, openbaar vervoer en werkverkeer. Als een weg opengebroken ligt, kan dat dus veel verschillende groepen treffen. Om die reden moet je altijd aandacht besteden aan de bereikbaarheid.
Verkeersveiligheid staat voorop
Bereikbaarheid is onlosmakelijk verbonden met verkeersveiligheid. De maatregelen veranderen immers de verkeerssituatie, maar daar mag de veiligheid niet onder leiden. De verkeersmaatregelen moeten altijd conform wet- en regelgeving en de eisen van de wegbeheerder zijn. Dit is belangrijk om in de voorbereidingsfase te controleren. Maar ook tijdens de uitvoering mag je de verkeersveiligheid niet uit het oog verliezen. Kijk daarbij ook wat verder dan de situatie voor auto’s en fietsers: hoe veilig is het bijvoorbeeld voor blinden of mensen die slecht ter been zijn?
Een duidelijke omleiding
Ben jij ook wel eens verkeerd gereden, omdat omleidingsborden niet duidelijk genoeg waren, of elkaar zelfs tegenspraken? Dat zien we nog te vaak gebeuren. Allereerst is de vraag of een omleiding nodig is, of dat een wegafzetting met één open weghelft ook volstaat. Daarover kan een verkeerskundige het beste een besluit nemen. Als een omleiding nodig is, is het natuurlijk belangrijk om duidelijke bebording te plaatsen. Maar denk ook aan de navigatiesystemen: hoe fijn is het als je al kan anticiperen op werkzaamheden dankzij je navigatiesysteem? Meld daarvoor de werkzaamheden aan in Melvin. Tot slot kan je de omleidingsroute natuurlijk ook kenbaar maken door middel van andere communicatiemiddelen, zoals een omgevingsapp.
Fietsers zijn eigenwijs
Als fietser kruip je gemakkelijk door smalle stukken heen. Oók als dat niet de bedoeling is. Fietsers zoeken vaak naar mogelijkheden om geen omleiding te hoeven volgen, zeker in drukke binnensteden. Dat kan leiden tot fietsers op het werkterrein. Een gevaarlijke situatie voor de fietser en een ongewenste verrassing voor de uitvoerende ploeg. Het is dus enerzijds belangrijk om deze kruip-door-sluip-doorfietsers geen mogelijkheid te geven het werkterrein op te komen, maar anderzijds ook om ze te stimuleren de omleiding te volgen. Dat laatste kan bijvoorbeeld door op het omleidingsbord aan te geven hoeveel extra calorieën de fietser verbrandt tijdens de omleiding. ‘Dat is toch mooi meegenomen,’ zal de fietser dan denken.
Bereken de parkeerbalans
Bij bereikbaarheid speelt ook de parkeergelegenheid een rol. Bewoners willen hun auto natuurlijk het liefst voor hun deur kwijt en een project mag niet tot parkeerproblemen elders in de wijk leiden. Daarom is het een goed idee om een parkeerbalans te maken. Je berekent hoeveel parkeerplekken het project per fase inneemt. Dat compenseer je door tijdelijke vakken in de buurt te maken, bijvoorbeeld met rijplaten op een grasveld.
Denk aan je eigen werkverkeer
Het werkverkeer beïnvloedt ook de bereikbaarheid, bijvoorbeeld als je met groot materieel rijdt. Vooral tijdens de ochtend- en avondspits is het vervelend om bijvoorbeeld achter een kraanwagen te rijden. Daarom is het aan te raden om groot materieel alleen buiten de spits te laten rijden. Ook met ander werkverkeer zijn hinderbeperkende oplossingen mogelijk. In een groot werkgebied of lang tracé is het bijvoorbeeld een goed idee als werknemers niet met de auto, maar op de fiets van A naar B gaan. Dat zorgt voor minder hinder voor de wijk en minder ingenomen parkeervakken. Plus: het is ook nog eens duurzaam!
Houd altijd oog voor detail
We hebben je een paar denkrichtingen gegeven met betrekking tot bereikbaarheidsmaatregelen. Onze grootste tip: houd altijd oog voor detail. Elke straat, weg of wijk is anders en er is geen standaardoplossing voor bereikbaarheid. Wees daarbij creatief. Misschien is het mogelijk om materiaal niet over de weg, maar over het water te vervoeren? En als de bereikbaarheid van ondernemers in het gevaar komt, kan je hen dan helpen door extra bebording met hun logo (en daarmee ook bekendheid) te plaatsen? Ga vooral eens brainstormen en bedenk: wat als het mijn wijk zou zijn?
Leefbaarheid
LeefbaarheidNaast bereikbaarheid is ook de leefbaarheid van belang. Bouwactiviteiten breken namelijk tijdelijk in op de aantrekkelijkheid van een gebied. Hoewel smaken verschillen, staan bewoners over het algemeen niet te springen om bouwhekken en open sleuven in hun wijk. Het gebied moet immers ‘leefbaar’ blijven. Leefbaarheid gaat over of het voor de stakeholders nog aantrekkelijk is om in het gebied te zijn, wonen en/of werken. Dat betreft verschillende aspecten. Natuurlijk mogen de werkzaamheden de wijk niet transformeren tot een maanlandschap, maar ook trillings-, geluids-, stank- en stofoverlast zijn belangrijk om minimaal te houden.
In gesprek met de buurt
Je mag overlast niet onderschatten. Elke stakeholder heeft een ander idee van overlast. Wat jij misschien niet zo erg vindt, vinden anderen heel storend. Ga bij het bepalen van de maatregelen uit van de gevoeligste stakeholder. Dit kan je goed doen door in gesprek te gaan met de buurt. Organiseer bijvoorbeeld een ideeën-avond in een school of buurthuis. Of ga eens met een koffiekar de wijk staan om het gesprek aan te gaan! Meer voorbeelden om de omgeving aan te haken, lees je hier.
Houd het netjes
Orde en netheid kunnen het verschil maken. Natuurlijk door het werkterrein netjes en afgesloten te houden, maar bijvoorbeeld ook door dagelijks zwerfaval op te ruimen en weg te gooien. Niemand loopt graag tussen de rommel. Ook kun je bewoners tegemoetkomen door bijvoorbeeld te helpen hun kliko op de (tijdelijke) ophaalplaats te zetten. Dit zijn mooie taken voor een buurtmaatje: iemand die via een SROI-traject fulltime helpt bij het project en de omgevingsmanager ondersteunt. Nog een manier om netheid te creëren: maak na stofoverlast kosteloos de ramen van de buurtbewoners schoon. Daar scoor je punten mee!
Ga geluidsoverlast tegen
Geluidsoverlast is vervelend, zeker voor thuiswerkers of mensen met kleine kinderen. Het is al helemaal ongewenst als je ’s nachts wakker wordt van bouwgeluid. Natuurlijk, vroeg beginnen is vaak noodzakelijk en veel dingen maken nou eenmaal geluid. Toch is het goed om na te gaan hoe je het geluid kan beperken. Dat kan bijvoorbeeld door te werken met elektrisch materieel of geluiddempend hekwerk door middel van bouwhekdoeken. En de nummer één klacht over geluidsoverlast? Bouwradio’s, vooral als er (hard) wordt meegezongen. Helaas, we snappen dat het gezellig is en lekker werkt, maar voor de buurt is dit iets minder prettig.
Meer dan een bouwhek
Je kan de ‘onaantrekkelijkheid’ van de werkzaamheden compenseren door de bouwhekken op te vrolijken. De mogelijkheden hiervoor zijn eindeloos: van houten plantenbakken, wist-je-datjes of lokale (school)kunst op de bouwhekdoeken tot een kijkgat met uitleg erbij. Daarnaast is het een idee om rondom een feestdag iets leuks te bedenken, zoals het plaatsen van kerstversiering. Zo wordt het werkterrein een stuk aantrekkelijker om (tijdelijk) naar te kijken!
Speel in op de omgeving
We hebben je een paar denkrichtingen gegeven met betrekking tot maatregelen op gebied van leefbaarheid. Uiteraard is elke wijk of straat weer anders. Daarom is het altijd belangrijk om goed te luisteren naar de mening en wensen van bewoners. In de ene wijk wensen bewoners dat het strak en ordelijk blijft, in een andere wijk vinden ze reuring op straat juist wel leuk en willen ze er meer over leren en weten. Laat de maatregelen dus altijd aansluiten op de behoeften van de omgeving waarin je werkt!
Veiligheid
VeiligheidAspect drie is veiligheid. Veiligheid tijdens een project is altijd de topprioriteit. Uiteraard voor de eigen werknemers, maar ook voor de omgeving waarin wordt gewerkt. Voor veiligheid op de bouwplaats geldt Arbowetgeving, maar ook alle aanvullende regels en afspraken afhankelijk van het project. Voor de omgeving is echter minder goed vastgelegd wat de richtlijnen voor veiligheid zijn. Daarom is van belang om hierbij stil te staan en helder in het plan te beschrijven wat (on)veilig werken betekent voor de omgeving.
Verkeersveiligheid
Het bouwproject heeft tijdelijk impact op de omgeving en daarmee logischerwijs ook op het verkeer. Om goed en veilig te kunnen werken, moet je vaak aanpassingen maken voor auto’s, fietsers en voetgangers. En juist vanwege die tijdelijke omstandigheden kunnen onveilige situaties ontstaan, omdat het verkeer moet wennen. Dat vraagt om extra aandacht. Om verkeersveiligheid in de tijdelijke situatie verder te borgen, is het verstandig om interne toolboxen te organiseren. Zo houd je de kennis van je medewerkers, bijvoorbeeld over veilig rijden in een woonomgeving, up-to-date.
Een sociaal veilige omgeving
Er is een verschil tussen objectieve en subjectieve veiligheid. We spreken van objectieve veiligheid als het feitelijk is, bijvoorbeeld op basis van gemeten criminaliteitscijfers. Subjectieve veiligheid ligt iets anders. Het gaat daarbij om het gevoel van veiligheid. Een fietspad zonder verlichting kan bijvoorbeeld onveilig voelen, zonder dat er ook daadwerkelijk een onveilige situatie voorkomt. Sociale veiligheid kan over beide vormen gaan.
Wat sociaal veilig precies betekent, kan voor iedereen verschillen. Wel zijn er internationaal geldende richtlijnen om een gebied sociaal veilig te ontwerpen: de Crime Prevention Through Environmental Design (CPTED). De basisprincipes luiden als volgt:
- Zichtbaarheid. Gebruikers van de ruimte moeten elkaar goed kunnen zien en horen. Je wil bijvoorbeeld niet verrast worden door een voorbijganger die uit een donker hoekje komt. Mochten de werkzaamheden tijdelijk voor een donkere omgeving zorgen, plaats dan noodverlichting.
- Eenduidigheid. De omgeving moet duidelijk zijn en geen verdwaald gevoel geven. Gebruikers moeten zich kunnen oriënteren. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat alle automobilisten snappen hoe zij moeten omrijden.
- Toegankelijkheid. De gebruikers moeten de omgeving kunnen gebruiken voor het doel waarvoor het bestemd is. Denk bijvoorbeeld aan een speeltuin: tijdens werkzaamheden moeten kinderen hier nog steeds veilig kunnen spelen. Maar denk ook aan de fiets- en voetpaden: houd deze zo breed mogelijk en zorg voor zo min mogelijk obstakels.
- Aantrekkelijkheid. De mate waarin een omgeving wordt ervaren als prettig om in te verblijven. Dit hangt sterk samen met leefbaarheid.
Om zeker te zijn van een veilige situatie rondom het bouwterrein, is het verstandig om de politie te betrekken. Een wijkagent kent de omgeving op zijn duimpje, weet waar de gevaren liggen en begrijpt de belangen van de bewoners. Hij of zij kan adviseren over passende preventieve maatregelen.
Voorkom kattenkwaad
Een bouwterrein kan interessant zijn voor kinderen of jongeren. Hoe spannend is het om ’s avonds te proberen op dat terrein te komen? Wat er voor hen uitziet als een spelletje, kan tot onveilige situaties leiden. Zorg dus daarom voor goede hekken, waar kinderen niet makkelijk onderdoor kruipen of jongeren niet overheen kunnen klimmen. Controleer altijd even aan het einde van de dag of er geen gaten in de hekken zijn ontstaan.
Ben je langdurig aan het werk in een omgeving met veel kinderen, bijvoorbeeld bij een (basis)school? Dan kan het een goed idee zijn om een veiligheidsles op school en/of het werkterrein te organiseren. Twee vliegen in één klap: niet alleen maak je kinderen bewust van de veiligheidsrisico’s, ook is het een mooie kans om hen te informeren over het project en wellicht ook te enthousiasmeren voor de bouw!
Veiligheid voorop
We hebben je een paar denkrichtingen gegeven met betrekking tot veiligheidsmaatregelen in het plan. Onthoud dat het een belangrijk thema is dat iedereen aan het hart gaat. Het is belangrijk om er zeker van te zijn dat de maatregelen effectief zijn en dat de omgeving bereid is mee te werken. Denk er ook aan dat een goede voorbereiding uiteraard belangrijk is, maar je tijdens de uitvoering ook moet blijven opletten. Doe bijvoorbeeld een dagelijkse Safety Walk en kijk vanuit de ogen van een bewoner naar de veiligheid in de omgeving.
Communicatie
CommunicatieHet laatste aspect van BLVC is communicatie. Communiceren, daar zijn we als mens heel goed in. We doen het iedere dag, zowel verbaal als non-verbaal. We overleggen met collega’s, we bellen de kapper voor een afspraak en we kletsen met vrienden tijdens een feestje. Communicatie is dus een heel herkenbaar én belangrijk onderdeel van ons dagelijks bestaan. Dat geldt ook zeker voor bouwprojecten.
Het doel van communicatie
Voor projectcommunicatie is het van belang dat je eerst helder hebt wat het doel van je communicatie is. Waarom wil je communiceren? Het is slim om dat eerst te bepalen. Voorbeelden van communicatiedoelen die veel gebruikt worden in een project zijn:
- Informeren
- Activeren
- Instrueren
Bij die communicatiedoelen kijk je wat er ‘verandert’ bij degene met wie je iets communiceert. Je doel is bijvoorbeeld om een stakeholder te informeren over het project. Dat communicatiedoel draait om kennis. Een ander doel is bijvoorbeeld om bewoners hun auto op tijd elders te laten parkeren, in dat geval is activeren het communicatiedoel.
Door eerst te bepalen wat je communicatiedoel is, voorkom je dat je onnodig berichten verspreidt en dat je daarmee je projectomgeving in de war brengt. Andersom geldt dat het communiceren volgens heldere communicatiedoelen leidt tot effectieve communicatie: het slaat aan.
Communiceren naar én met de omgeving
Eén van de meest gebruikte communicatietheorieën is die van Shannon en Weaver (1949). Dit model schetst dat communicatie via verschillende stations verloopt. Het begint bij de zender en ‘zweeft’ naar de ontvanger. In veel projecten wordt dit model slechts in één richting gevolgd, door alleen te communiceren van ‘het project’ naar de omgeving. Dit is in principe niet verkeerd. Als je doel is om de omgeving te informeren, dan is communicatie in één richting prima. Maar, op het moment dat het draagvlak in de omgeving minder is, wordt het belangrijk om in twee richtingen te communiceren: je laat de stakeholders ook naar jou communiceren.
Het voordeel van communicatie in twee richtingen is dat je beter communiceert. Waarom? Je ontvangt ook informatie vanuit het perspectief van de omgeving. Zij kijken waarschijnlijk anders tegen het project aan dan jij. Die informatie kan je goed gebruiken om je communicatie te verbeteren, bijvoorbeeld door meer of vaker informatie te delen. Daarnaast heb je dankzij communicatie in twee richtingen de mogelijkheid om te reageren op wat de stakeholders bezighoudt. Zo kan je, bijvoorbeeld met extra uitleg of maatwerk, zorgen voor meer draagvlak omdat je direct hun belangen dient. De belangen die je met communicatie in één richting waarschijnlijk niet gekend had.
Richt je communicatie op de stakeholder
Bij het opstellen van een het plan geldt dat je een plan maakt specifiek voor de stakeholders in jouw projectomgeving. Bij communicatie is het van belang dat je daarin onderscheid maakt tussen de verschillende stakeholdersgroepen en je communicatieaanpak hierop aanpast. Daar zijn verschillende redenen voor:
- Informatiebehoefte
- Mate van inspraak
- Digitale vaardigheden
Ten eerste, informatiebehoefte. Niet iedere stakeholder heeft dezelfde informatiebehoefte. Een landeigenaar die een paar kilometer van jouw project gevestigd is, heeft bijvoorbeeld alleen last van de omleidingsroute. In dat geval is het niet nodig om hem te overspoelen met informatie, aangezien het voor hem geen meerwaarde is om die zaken te weten. Voor stakeholders die dichter op het project zetten en wél last hebben van factoren, zoals geluid en een verslechterde bereikbaarheid, is de informatiebehoefte weer groter.
Het tweede punt, de mate van inspraak, draait om het recht van stakeholders om mee te beslissen met het project. Bij stakeholders met veel inspraakrecht kies je voor communicatie die in twee richtingen verloopt. Daarnaast zorg je voor een hogere frequentie, zodat je genoeg tijd en ruimte hebt om bijvoorbeeld zaken uit te leggen en af te stemmen.
Tot slot, de digitale vaardigheden. Tegenwoordig zijn er veel communicatiemiddelen digitaal, ook in de bouw- en infrawereld. De Omniom app is daar hét voorbeeld van. In jouw projectcommunicatie houd je rekening met de mate waarin stakeholders digitale vaardigheden hebben. Stel dat je een project hebt in een wijk met veel bewoners die 75 jaar of ouder zijn, dan is het handig om ook bewonersbrieven uit te delen, aangezien de kans kleiner is dat zij goed overweg kunnen met een app of ander digitaal communicatiemiddel.
Door je communicatie op de stakeholders aan te passen, zorg je ervoor dat je communicatie effectiever wordt. De kans dat de boodschap overkomt zoals jij dat bedoelt is groter, omdat je rekening houdt met de situatie waarin de stakeholder verkeert.
Hoe kies je slimme communicatiemaatregelen?
Als je communicatiemaatregelen aan het opstellen bent, dan is het slim om rekening te houden met verschillende aspecten:
- Communiceer vanuit het perspectief van de stakeholder. Wat is voor hen belangrijk om te weten of te doen in relatie tot jouw project? Stel dat jij vlakbij woont, wat zou jij dan van de projectverantwoordelijke verwachten?
- Bepaal eerst het communicatiedoel, kies daarna pas de communicatiemaatregel. Zo verhoog je de effectiviteit van je maatregel, omdat de maatregel aansluit op wat je wilt bereiken met betrekking tot die stakeholder.
- Richt je communicatie in op het type stakeholder, zodat de communicatie ook past bij wat de stakeholder nodig heeft.
- Volgens het model van Shannon en Weaver bevindt zich ‘ruis’ tussen de zender en ontvanger. Voorbeelden van ruis zijn taalbarrières of verschillen in voorkennis tussen zender en ontvanger. Ruis kan ook heel praktisch zijn, zoals een slechte internetverbinding of geluidsoverlast. Zorg ervoor dat je de kans op ruis zo klein mogelijk maakt, zodat de kans dat je boodschap compleet overkomt bij de ontvanger groter is.
- Communiceer gevarieerd, op die manier spreid je je kansen dat je communicatie aanslaat én vergroot je de kans dat stakeholders het project een warm hart toedragen. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie van een inloopspreekuur, een omgevingsapp en een kleurrijke poster. Dat zijn 3 verschillende mediums (fysiek, digitaal en papier) en zorgen zo voor variatie in je communicatieplan.
De stakeholder altijd voorop
We hebben je een paar denkrichtingen gegeven met betrekking tot de communicatiemaatregelen voor in het plan. Onthoud dat het belangrijk is om iedere stakeholder op de juiste wijze te informeren en/of te betrekken. Begin hierbij met je eigen doel. Wat wil ik bereiken met mijn communicatie? Het is belangrijk om er zeker van te zijn dat jouw wijze van communicatie effectief is en dat de omgeving daardoor ook bereid is mee te werken. Denk vervolgens vanuit de stakeholder: stel jij was die stakeholder, wat zou je dan willen weten? Succes!
