Inspiratie

Wat is omgevingsmanagement?

Een aannemer kan niet zomaar een weg afzetten, het asfalt openbreken en een nieuwe weg aanleggen. Daar gaan belangrijke stappen in de voorbereiding en tijdens de uitvoering aan vooraf. Dit geldt voor ieder project. Naast de ontwerptechnische en uitvoeringsgerichte aspecten, speelt ook omgevingsmanagement hierbij een belangrijke rol.

Omgevingsmanagement omvat alle niet-technische activiteiten, benodigd voor de uitvoering van een project. Het heeft alles te maken met conditionering, het bepalen van raakvlakken met de omgeving, het behartigen van omgevingsbelangen en het onderhouden van relaties. Het uiteindelijke doel: een succesvolle uitvoering en een tevreden omgeving!

Het belang van omgevingsmanagement

Omgevingsmanagement is net zo belangrijk als de (straat)stenen op straat. Zonder goed omgevingsmanagement kan er geen goede uitvoering plaatsvinden, ofwel geen tevreden omgeving ontstaan. Omgevingsmanagement is daarmee een integraal projectonderdeel.

Omgevingsmanagement is goed uitgevoerd als alle conditioneringswerkzaamheden zijn voltooid, alle stakeholders ruim voor uitvoering over de juiste informatie beschikken en de omgeving na het project met een tevreden gevoel achterblijft. Wij hebben de volgende hoofddoelstellingen van omgevingsmanagement op een rijtje gezet:

  1. Draagvlak creëren: met goed omgevingsmanagement behartigen we waar mogelijk alle omgevingsbelangen en creëren daarmee draagvlak onder stakeholders voor de uitvoering van het project.
  2. Imago behoud: met goed omgevingsmanagement draag je bij aan een blije omgeving en een blije opdrachtgever. Dit resulteert in positieve mediaberichten, goede gesprekken in de wandelgangen en veelbelovende feedback richting de opdrachtgever, wat bijdraagt aan het creëren en behouden van een goed imago.
  3. Tevreden omgeving: met goed omgevingsmanagement zorgen we dat de omgeving zich gehoord en gezien voelt en op die manier met een tevreden gevoel kan terugkijken op het project.
Inzet omgevingsmanager

Omgevingsmanagement is dus een belangrijk projectonderdeel. Om dit serieus en goed op te pakken, kun je een omgevingsmanager inzetten. De omgevingsmanager fungeert zo als schakel tussen uitvoering en omgeving en zoekt daarin actief de samenwerking met het projectteam op. Om juist tussen alle belangen in te handelen, moet de omgevingsmanager precies weten wat er zowel in de uitvoering als de omgeving speelt. De samenwerking met het projectteam is dé manier om dit te bereiken.

De belangrijkste aspecten binnen omgevingsmanagement

Tijdens de voorbereiding moet de uitvoerende partij bedenken welke vergunningen en meldingen er nodig zijn om het werk uit te voeren, op welke manier de omliggende bedrijven en omwonenden goed geïnformeerd worden en blijven, en hoe de omgeving voldoende bereikbaar, leefbaar en veilig blijft tijdens de uitvoering. Al deze aspecten vallen onder omgevingsmanagement. Onderstaand zijn alle aspecten behorende tot omgevingsmanagement verder uitgelicht.

  • Conditionering

Conditioneringswerkzaamheden zijn de werkzaamheden waaronder alle randvoorwaarden voor de uitvoering vallen. Denk aan het aanvragen van vergunningen, maar ook werkzaamheden rondom ecologie, archeologie, NGE’s (Niet Gesprongen Explosieven), kabels en leidingen, de bodem en water. De omgevingsmanager stuurt specialisten met betrekking tot deze thema’s aan en is volledig op de hoogte van de regelgeving rondom deze conditioneringen. Dit gaat van omgevingsvergunningen tot aan ontheffingen voor bouwverkeer.

Het aanvragen en regelen van vergunningen, meldingen en onderzoeken valt dus onder omgevingsmanagement. De doorlooptijden van vergunningaanvragen verschillen, ook kunnen er uit een vergunningsaanvraag aanvullende voorwaarden voor de uitvoering voortkomen. Daarom is dit een belangrijk onderdeel van goed omgevingsmanagement. Zonder oog voor conditionering zijn de gevolgen voor de uitvoering enorm. Denk hierbij aan uitloop van de planning, het ontstaan van onveilige situaties of boze vergunninghouders.

  • Stakeholdermanagement

Onder omgevingsmanagement valt naast conditionering ook alles wat met stakeholders te maken heeft. Een stakeholder is een groep, bedrijf of persoon die op een bepaalde manier betrokken is en invloed kan uitoefenen op het project. Voorbeelden van stakeholders zijn verkeersdeelnemers, omliggende bedrijven, omwonenden en de gemeente. Dit verschilt per bouwproject. Zonder kennis van welke stakeholders zich met welk belang in de omgeving bevinden, is er geen sprake van geslaagd omgevingsmanagement. Stakeholders hebben namelijk meer macht en invloed dan je wellicht op het eerste gezicht denkt. Bewonerscollectieven zoals een wijkraad, oefenen invloed uit op opdrachtgevers. Voor een opdrachtgever is de onderlinge relatie met bewoners daarom van groot belang en van daaruit is het logisch dat hier zorgvuldig mee wordt omgegaan. Het lokale draagvlak voor een project valt of staat bij goed omgevingsmanagement.

Om alle stakeholders in kaart te brengen en de omgeving te leren kennen doet de omgevingsmanager een stakeholdersanalyse. Dit is een uiteenzetting van alle stakeholdersgroepen met hun belangen, raakvlakken, zorgen of bijzonderheden. Deze informatie wordt verzameld aan de hand van een locatiebezoek, gesprekken met belanghebbenden en experts, en een deskresearch. Op internet vind je wellicht relevante artikelen, Facebookgroepen of andere bruikbare informatie. Aan de hand van de stakeholdersanalyse bepaal je de wijze van communiceren met de verschillende stakeholders tijdens de uitvoering. Vervolgens blijf je tijdens de uitvoering de omgeving constant goed informeren, geef je hoor en wederhoor bij vragen, klachten of meldingen én sta je altijd open voor feedback of verbeteringen.

  • Bouwcommunicatie

Na het in kaart brengen van alle stakeholders, stort je je op de bouwcommunicatie. Dit betekent de betrokken partijen op de juiste manier, tijdig en eenduidig op de hoogte houden. Dit is afhankelijk van het type stakeholder. Waar een vergunningverlenende instantie een officieel rapport verwacht, hebben omwonenden meer baat bij een informelere nieuwsbrief. De verantwoordelijkheid voor de bouwcommunicatie ligt bij de omgevingsmanager.

Aan de hand van de stakeholdersanalyse kun je, door middel van verschillende technieken, structuur aanbrengen in de wijze van communicatie. Je kunt hierbij bijvoorbeeld onderscheid maken tussen stakeholders die je moet informeren, betrekken, consulteren of zelfs een partner moet maken. Dit is afhankelijk van de invloed en de interesse die zij met betrekking tot het project hebben. Heb je dit helder voor ogen? Dan kun je per stakeholder kijken met welke vorm van communicatie je dit wilt invullen. Voorbeelden zijn: nieuwsbrief per post of e-mail, keukentafelgesprek, inloopmoment in de bouwkeet, kijkdag op locatie, informatieavond, projectpagina of een omgevingsapp!

  • BLV(C)

BLVC staat voor Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie. Naast de bouwcommunicatie speelt dus ook bereikbaarheid, leefbaarheid en veiligheid binnen omgevingsmanagement een belangrijke rol. Om vorm te geven aan deze aspecten wordt er vaak een BLVC-plan opgesteld. Hierin beschrijf je welke maatregelen je treft op gebied van bovengenoemde aspecten. Komt er een omleidingsroute om de bereikbaarheid te borgen? Zet je een buurtmaatje in om de leefbaarheid op en rondom de bouwplaats in de gaten te houden? Zorgen verkeersregelaars voor een veilige situatie op de weg? Dit is slechts een greep uit de belangrijke aspecten van omgevingsmanagement waar je rekening mee dient te houden.