Een project heeft altijd impact op de omgeving. De hoeveelheid impact verschilt natuurlijk, maar één ding is duidelijk: een project staat nooit op zichzelf. Soms is de omgeving zelfs zó complex dat het in eerste instantie onmogelijk lijkt om belanghebbenden mee te krijgen. Dan is het verstandig om het omgevingsmanagement gestructureerd en doordacht aan te vliegen. Of liever gezegd: strategisch.
Strategisch Omgevingsmanagement (SOM) is een methodiek om problemen met belanghebbenden voor te zijn of op lossen én tegelijkertijd een duurzame relatie op te bouwen. Ook als zij liever tegen- dan meewerken, helpt SOM om een constructieve dialoog aan te gaan. Het uitgangspunt: je praat niet tegen, maar met elkaar.
Consensus is de basis
Marc Wesselink, bedenker van SOM, baseerde de methodiek op de Mutual Gains Approach. Om een project goed te laten verlopen, moeten alle verschillende schakels het eens zijn over de koers en het doel. Hiervoor is onderhandeling belangrijk – niet in de negatieve zin, maar in de zin om tot een gedragen compromis te komen. Een constructieve onderhandeling is waardevol om belangen aan elkaar te verbinden. Zo bereik je de gezamenlijke winst (‘mutual gains’). Met de onderhandelingen vormen de partijen consensus, waarna je kan bouwen op een vruchtbare samenwerking.
Even de diepte in: wat is de Mutual Gains Approach?
De Mutual Gains Approach vraagt aandacht voor de rol, emoties en het gedrag van alle belanghebbenden. Het resultaat van de onderhandelingen wordt immers in belangrijke mate bepaald door het onderlinge begrip van partijen en de mate waarin zij elkaar iets ‘gunnen’. Maar, het gaat nog een stapje verder dan begrip: partijen moeten er ook voor zorgen dat de andere partij haar belang kan verwezenlijken. Hierover moeten de partijen onderhandelen. De onderhandelingen hebben drie mogelijke uitkomsten:
- Lose-losesituatie: er ontstaat een conflict, waardoor beide partijen slechter af zijn dan voorheen.
- Compromis: beide partijen kunnen zich vinden in de uitkomst van de onderhandelingen, omdat de winst eerlijk is verdeeld.
- Win-winsituatie: de partijen hebben de winst niet alleen eerlijk verdeeld, maar maken zelfs méér winst dan bij het compromis. Dit is het doel van de Mutual Gains Approach.
Vier bouwstenen
Om SOM in te zetten, moet je dus een oplossing zoeken in de belangen van alle stakeholders. Dat gaat een stapje verder dan enkel weten welke standpunten zij innemen: je begrijpt nu ook wáárom zij over iets wakker liggen. Dit begrip krijgt een omgevingsmanager door al vroeg in het project de dialoog aan te gaan en zich te verplaatsen in hun schoenen. Je gaat hen niet overtuigen, maar begrijpen en tegemoetkomen. En dan blijkt dat initiële standpunt best veranderlijk.
Hoe deze aanpak er in de praktijk uitziet? Dat geeft Wesselink weer in de SOM-cirkel (zie het figuur). Deze cirkel vormt de planmatige aanpak om tot een win-winsituatie met de omgeving te komen. Het is opgebouwd uit vier kwadranten:
- Voorbereidend. Ter voorbereiding op een project stel je doelen op. Wat zijn je eigen belangen, wat wil je bereiken? Ook zoek je naar welke issues er in de omgeving spelen. Belangrijk hierbij is dat je een gebiedsgerichte aanpak gebruikt: je kijkt éérst naar de kwesties die er spelen en dáárna pas naar de persoon of organisatie die een belang bij dat issue heeft. Hierdoor krijg je een completer gebiedsoverzicht en staar je je niet blind op enkel de stakeholders die direct in de omgeving zitten. Voorbeeld: bij een herstructurering van een straat kijk je niet alleen naar wie er aan de straat wonen, maar ook welke mensen de straat gebruiken.
- Analytisch/controlerend. Na de voorbereiding maak je je analyse compleet. Je duikt dieper in de belangen en stelt een strategie per belanghebbende op (Lees hier hoe je een stakeholdersanalyse doet).
- Uitvoerend. Dan is het is tijd om het gesprek aan te gaan. In de dialoog laat je weten dat je snapt waar de stakeholder mee zit en dat je hem wil helpen. Samen onderhandelen jullie over een manier die voor jullie allebei werkt. Wees hierbij transparant: spreek alle mogelijke belangenverstrengelingen uit, zodat je de stakeholder tijdens het project niet onverwacht voor het hoofd stoot. Het klinkt misschien eng om zo vroeg je kaarten op tafel te leggen, maar het zorgt ervoor dat je gezamenlijk sneller pijnpunten wegneemt. Dat scheelt tijd, geld én energie. Je eindigt deze stap met afspraken waar iedereen zich in kan vinden.
- Monitorend. De afspraken moet je natuurlijk wel nakomen. Het is belangrijk om (je) te (laten) controleren of je dat wel echt doet. Daarnaast moet je ook monitoren wat de afspraken teweegbrengen: zijn de belanghebbenden nu inderdaad tevreden, of zit het project hun belangen nog te veel in de weg? Dan is het goed om nogmaals om tafel te gaan en samen te kijken waar mogelijke verbeteringen zitten.
De omgeving is nodig om je eigen doelen te realiseren
Met de SOM-methodiek zet je een effectieve dialoog in gang en bouw je niet alleen aan het project, maar ook aan de relatie met de omgeving. Door vroeg het gesprek aan te gaan, creëer je ruimte om samen naar creatieve oplossingen te zoeken. Hierbij is vertrouwen onmisbaar: vertrouwen in elkaar, maar ook in jezelf en het doel dat je wil bereiken. Het vraagt soms lef, maar het levert goede afspraken en een tevreden omgeving op. Zo kun je je projectdoelen optimaal realiseren.
Wanneer kies je voor de SOM-methodiek?
Bij de realisatie van projecten in de openbare ruimte krijgen initiatiefnemers en aannemers van het uit te voeren werk hoe dan ook te maken met de belangen van verschillende stakeholders. De ene stakeholder heeft meer belangen bij het project dan de ander. Sommige stakeholders beschikken soms ook over meer middelen om hun belangen te verdedigen. Wanneer deze stakeholders niet tijdig bij het proces betrokken worden, kan dit leiden tot vertraging van het uit te voeren werk of in sommige gevallen zelfs tot reputatieschade.
SOM kan worden ingezet om bovenstaand scenario te voorkomen, of in ieder geval de risico’s te minimaliseren. Daar kent de methodiek vier belangrijke componenten voor die Marc Wesselink toelicht in zijn boek Handboek Strategisch Omgevingsmanagement (2011).
- Het Mutual Gains-gedachtegoed
- Omgevingsmanagement
- Projectmatig werken
- Veranderkundig gedachtegoed
1. Het Mutual Gains-gedachtegoed
Het Mutual Gains-gedachtegoed is bovenstaand al toegelicht. Het uitgangspunt: door effectief de dialoog aan te gaan, ontstaat er voor iedere belanghebbende een win-win situatie. Dat doe je door aandachtig belangen te inventariseren en een oplossing te bedenken die voor beide partijen iets oplevert.
2. Omgevingsmanagement
Omgevingsmanagement omvat de communicatie naar en tussen stakeholders. Een omgevingsmanager is hierbij de spin in het web en de vertaler van projectdoelen naar wat dit concreet betekent voor belanghebbenden, maar ook andersom. Een omgevingsmanager zorgt dat de belangen van belanghebbende worden meegenomen in de realisatie van projectdoelen en dat die belangen gedurende de uitvoering niet uit het oog worden verloren. Bij de toepassing van SOM zoekt de omgevingsmanager dus naar winst voor alle partijen en voor behoud van een duurzame vertrouwensband.
3. Projectmatig werken
Projectmatig werken behelst voornamelijk transparantie naar de omgeving tijdens de tenderfase en de uitvoering. Wat gaan we precies doen? Wanneer gaan we dat doen? Wat betekent dit voor de verschillende belangen die meespelen? En wat doen we om aan dit belang tegemoet te komen? Vier vragen die van belang zijn om verantwoording af te leggen richting stakeholders en hen te k betrekken bij de uitvoering van een project. Deze antwoorden moeten vaak op korte termijn inzichtelijk worden gemaakt bij stakeholders zodat vertraging van het project tot een minimum wordt beperkt.
4. Veranderkundig gedachtegoed
Het veranderkundig gedachtegoed gaat over het opbouwen van een duurzame vertrouwensrelatie tussen verschillende partijen. Begrijpen de partijen elkaar? En wordt er voldoende aandacht gegeven aan ieders belang? Bovendien is het van belang te focussen op de relatie. Dat doe je door aandachtig te luisteren naar de verschillende belangen en standpunten die meespelen. Door belangen vervolgens ook daadwerkelijk te behartigen, kan dit een positief effect hebben op de manier waarop mensen over het project denken.
Conclusie: iedere stakeholder vrolijk
Samenvattend lijkt het misschien voor de hand liggend, maar tijdige betrokkenheid van belanghebbenden en een open gesprek over de belangen en standpunten kan helpen om weerstand vroeg in kaart te brengen en ook daarop te anticiperen. Daarbij moet tijdens de uitvoering van het project toe worden gezien op het nakomen van gemaakte beloftes. Alleen zo behaal je met Strategisch Omgevingsmanagement een succesvolle realisatie van het project zonder daarbij stakeholders voor het hoofd te stoten. De uitkomst: “Iedere stakeholder vrolijk” zoals wij zelf graag zeggen. Menselijk contact is hierbij de sleutel tot succes. Luister naar elkaar, neem belangen serieus en zoek samen naar een oplossing die de meeste belangen behartigt.
Bron: M. Wesselink, Handboek Strategisch Omgevingsmanagement, Kluwer 2011
