Inspiratie

In gesprek met Viola Vink – omgevingsmanager én tenderspecialist

Viola, stel jezelf eens voor. Wie ben je en wat doe je precies?

“Ik ben Viola Vink en ik werk alweer heel wat jaren bij ConQuest, hier ben ik ooit begonnen als stagiair en na mijn vervolgstudie ben ik blijven plakken als projectmanager. Uiteindelijk ben ik zelf ook begonnen met het schrijven van tenders, en nu na vele jaren mag ik mezelf wel een specialist noemen. Daarnaast ben ik omgevingsmanager.”

Wat vind je zo leuk aan het vak?

“Het leukste eraan vind ik dat je met allerlei verschillende mensen aan tafel zit: van uitvoerder en techneut, tot directeur van een grote vestiging. Daarnaast is het leuke dat we van een paar projecten waarvan we de aanbesteding hebben gedaan, ook het omgevingsmanagement zijn gaan doen. Dan zie je dus hoe alles wat je op papier schrijft, daadwerkelijk naar de praktijk wordt vertaald.

Omgevingsmanagement trok mij in het bijzonder: naast het nog steeds met veel verschillende mensen aan tafel zitten, ga je echt over van het schrijven op papier (de tender) naar de praktijk. Hoe communiceer je en welke strategie laat je daarop los, welke middelen gebruik je, wat is er beloofd in de aanbesteding en met welke maatregelen en met welk team heb je te maken? Het fijne aan mijn tendergeschiedenis en verleden als tenderstrateeg, is dat je dat waardevolle stukje ook meepakt.”

Hoe zie jij de verhouding tussen het schrijven van een tender en de uitvoering van de plannen in de praktijk?

“Wij als team leerden pas toen we in de praktijk aan de slag gingen, wat voor onlogische oplossingen we in sommige tenders hebben beloofd. Dat was echt confronterend, maar ook leerzaam, waardoor we het nu realistischer aanpakken. Een voorbeeld daarvan is: we beloven een bewonersavond te organiseren, een maand voordat het werk start. Die kondigen we in een nette bewonersbrief aan, welke we twee weken van tevoren op de post doen. Maar, tussen de gunning en de start van het werk zitten slechts twee maanden. Binnen twee weken na gunning zou er dus al een brief op de deurmat moeten vallen en twee weken daarna zou die bewonersavond al zijn. Dat is niet realistisch. Voor een opdrachtgever niet en een aannemer niet. 

Goed omgevingsmanagement begint bij het leren kennen van je omgeving en de partijen er omheen, zoals bijvoorbeeld de afdeling communicatie van een gemeente. Vooral de start is in de praktijk anders, omdat er – in mijn geval – een strategie achter zit. Elk project is weer anders. De ene keer stuit je op veel weerstand van bijvoorbeeld bedrijven of omwonenden, de andere keer weer totaal niet.

Ik vraag me dan ook altijd tijdens het schrijven af: Als je dit zou moeten uitvoeren, is het dan van toegevoegde waarde voor de omgeving? Dat kan bij de opdrachtgever in het aanbestedingsproces al verkeerd gaan. Een gemeente betrekt maar af en toe een communicatieafdeling en heeft zelden zelf een omgevingsmanager in huis, en al helemaal geen omgevingsmanager die ook de communicatie doet. Deze match is heel interessant, maar toch worden deze rollen vaak van elkaar losgetrokken. Er is daardoor regelmatig een groot verschil tussen wat daadwerkelijk nodig is aan omgevingsmanagement en communicatie, en wat tijdens een aanbestedingsprocedure wordt gevraagd of wordt beloofd.”

Een voorbeeld: tijdens een aanbesteding hebben wij, gedurende een project, een digitale nieuwsbrief beloofd. Dit is uiteraard een leuk idee, maar de frequentie hadden we ook al bedacht: één keer per maand. In de praktijk is één keer per maand veel te veel. Het feit dat je een digitale nieuwsbrief aanbiedt, is heel goed. Het draagt bij aan het doel dat mensen frequent op een digitale manier geïnformeerd worden en je maakt het SMART. Maar, die frequentie van tevoren zo strak invullen, bleek helemaal niet handig en niet nodig voor die omgeving. Mocht je toch vastigheid willen, zeg dan bijvoorbeeld minimaal 1 keer in de 3 maanden. Je kunt ook later samen met de opdrachtgever de frequentie bepalen, wanneer je de omgeving en stakeholders nog beter hebt leren kennen.

Verlies volgens jou de aanbestedingenkant soms de touch met de werkelijkheid?

“Ja. Of het is veel te overdreven en de desbetreffende omgeving heeft hele andere behoeftes of het is een standaard uitvraag die niet past bij de omgeving waar het om gaat. Zulke uitvragen dragen allemaal niet bij aan een goede strategie wat betreft omgevingsmanagement, participatie of het goed uitvoeren van je opdracht.”

Stel, ik ben een tenderschrijver. Welke tips heb je voor mij om dat stukje omgevingsmanagement wél goed te verwoorden en ervoor te zorgen dat er daadwerkelijk iemand mee kan werken in de praktijk?
  1. Ga als schrijver eens naar je project, dan zie je wat er speelt en voel je ook meteen de sfeer. Bel bij iemand of een lokaal bedrijf aan of spreek een voorbijganger aan en vraag naar wat meer achtergrondinformatie over de wijk. Vind je dat zelf te eng, zoek dan een collega die dat wel durft.
  2. Verplaats je daarnaast in degenen die er wonen of ondernemen. Wat zouden zij moeten en willen weten over het project en waar hebben zij belang bij? Als je dat weet te beantwoorden met het stukje omgevingsmanagement en de communicatiemiddelen die je bedenkt, dan kan een opdrachtgever in feite niet meer zeggen dat het niet bij de uitvraag past. Die brug heb je dan al geslagen.
  3. Waar je het meest mee wint als schrijver, is door je af te vragen of het wel van toegevoegde waarde is voor het projectdoel? Heeft de omgeving hier daadwerkelijk iets aan of voldoen we dan alleen maar aan een standaard uitvraag? Laat een omgevingsmanager een keer meelezen, voor ook hele praktische tips en vernieuwende ideeën vanuit hun ervaring!
Volgens jou is het dus belangrijk om niet alleen de focus te leggen op het scoren van punten en SMART schrijven, maar vooral ook na te denken over de uitwerking ervan in de praktijk?

“Hoe meer je in het plan zet, hoe meer iedereen zich ergens aan moet houden (projectleider, uitvoerder, omgevingsmanager etc.) en hoe meer je dus ook al iets voor hen bepaalt. De kunst van ondernemen en dus een project doen/uitvoeren/managen, is om de flexibiliteit te houden om – mocht je ergens aan de slag mogen – je te vormen in een omhulsel dat daar al gekneed is door de omgeving, geschiedenis, opdrachtgever – en niet al in een vorm gegoten te zijn die daar niet bij past.

Daarnaast kijk ik wat haalbaar is, wat betreft planning. Zet je aannemer ook niet klem door bijvoorbeeld al 5 brieven te eisen (als opdrachtgever), maar laat ze een doel invullen. Je doel is bijvoorbeeld dat alle omwonenden weten hoeveel hinder ze kunnen ervaren, wanneer het plaatsvindt, wie de aannemer of contactpersoon is en hoe de inwoners/bewoners/omwonenden klachten kunnen melden. De aannemer kan in het Plan van Aanpak omschrijven welke strategie zij kiest en welke middelen daar het best bij passen. Dan geef je je aannemer ook de gelegenheid om te denken: ik ga eens naar de plek waar de werkzaamheden worden uitgevoerd, en inventariseer waar wel of geen behoefte aan is. Dat moet je als opdrachtgever vervolgens wel durven geloven, en vertrouwen hebben in je aannemer, wat betreft zijn specialisatie en kunde. “

En stel nou, dit artikel wordt gelezen door een opdrachtgever die bezig is een leidraad op te stellen met een hoofdstuk over omgevingsmanagement. Wat voor tips zou je diegene dan geven om ook in het schrijven van zo’n uitvraag meer ruimte te creëren voor goed omgevingsmanagement?

“Dé tip is het betrekken van de juiste functionarissen en het kennen van de omgeving. Mocht je een omgevingsmanager, communicatieafdeling of -specialist, of een externe adviseur binnen je organisatie hebben: vraag diegene dan ook om mee te kijken en met je mee te denken. Het doel van omgevingsmanagement vanuit de opdrachtgever moet zijn dat de juiste kennis en belangen over de omgeving al in het aanbestedingstraject is opgehaald en meegenomen. Deel die kennis en informatie in je aanbestedingsstukken. Dan kan je van de aannemer ook maatwerk terugverwachten.

Ik ben zelf als omgevingsmanager betrokken bij een project dat nog aanbesteed moet worden, dus dan zit ik aan de kant van de opdrachtgever. Ik ben bezig bij de bewoners te inventariseren wat er absoluut wel en niet gewenst is, wat de knelpunten zijn en welke bijzonderheden meespelen, etc. Dat is de perfecte situatie voor een project. Doordat je in een beginfase al met de omgeving in gesprek bent, kan je het benodigde omgevingsmanagement tijdens de uitvoering, samen in kaart brengen. Bijvoorbeeld: is het nodig om een bewonersavond te realiseren en hoe vaak? Zo kun je voor jezelf, de omgeving én voor iedere functionaris makkelijk aanvinken welke acties wel/geen toegevoegde waarde hebben en wanneer het juiste moment is om die acties uit te voeren.”

Hoe komt dat, denk je? Dat verschil tussen de uitvraag, het plan van aanpak en de werkelijkheid?

“Dat komt denk ik door de angst om het vertrouwen uit handen te geven; het nog extreem willen controleren wat er voor berichtgeving uitgaat, wie dat doet, schrijft en hoe de boodschap is gebracht. Dat heeft vooral voor de opdrachtgevers te maken met het feit dat zij er uiteindelijk op aangesproken zullen worden. Stijve, onduidelijke boodschappen gaan daardoor de deur uit. In de praktijk blijkt er echter juist meer behoefte aan laagdrempelige gesprekjes en een persoonlijke aanpak. Dat stukje vertrouwen vanuit de opdrachtgevers naar de professionals die het moeten gaan uitvoeren, moet vaak nog ontstaan. In dat opzicht moet onze branche echt nog groeien.”

Kun je iets meer vertellen over hoe jij je aanpak als omgevingsmanager bepaalt?

“Vooral veel praten – haha. Mijn techniek is als volgt: ik ga goed voorbereid, doch blanco ergens in. En met blanco bedoel ik zonder vooroordelen. Natuurlijk moet je op de hoogte zijn van de geschiedenis en wat er al is voorgevallen, maar door zonder oordeel een omgeving en gesprek in te gaan, zet je de deur voor de stakeholders helemaal open om zelf te vertellen over wat voor hen relevant is. En daarmee weet je direct welke punten het meest spelen en relevant zijn. Ik blijf neutraal en zo probeer ik mezelf ook in het gesprek neer te zetten. Ik ben een omgevingsmanager die er is voor de omgeving, die luistert, die de antwoorden kan gaan ophalen en de verbindingen kan leggen. Waardoor het voor de omgeving aangenamer en makkelijker wordt. En daarmee ook voor de aannemer en opdrachtgever.”

Zie jij valse aannames dan als bedreiging voor je werk?

“Ja, want vaak is de ervaring wanneer je ergens aanklopt als omgevingsmanager, dat je eerst de oude koeien uit de sloot krijgt van situaties waar je zelf nooit iets mee te maken hebt gehad. Oud zeer, met vanuit de omwonenden allereerst de vraag of dat tijdens dit project verandert en wat de aanpak is. Vaak begin je met 1- 0 achterstand. In het eerste gesprek is het vaak de truc om het weer 0-0 te krijgen en vanaf daar aan die relatie te bouwen.

Dat bouwen zit hem in de persoon die je tegenover je hebt. Ik denk dat voor ieder individu geldt: niemand is gebaat bij een project waar er iets misgaat, of bij hinder tijdens een project. En vrijwel iedereen is bereid om te snappen waarom het werk wordt uitgevoerd. Dat het hinder kan veroorzaken ook. Als je dus een voorzichtige houding aanneemt en niet transparant bent over wat er gaat gebeuren, dan creëer je niet de band die nodig is om écht met je omgeving te communiceren. Ik hou niet van dubbele agenda’s en ik wil niet moeten onthouden dat ik verschillende dingen aan verschillende personen heb beloofd. Tijdens elk gesprek probeer ik daarom te bedenken wat de grootste zorg of vraag is van deze persoon, wat zijn of haar belang is en wat zou deze persoon echt moet weten over het werk. Door goed te luisteren, kom je al een heel eind. Vaak is het gehoord en serieus genomen worden waar een stakeholder behoefte aan heeft en niet meer dan dat.

Daarnaast probeer ik tijdens een gesprek samen met de stakeholder een antwoord te vinden op de vraag: wat zou je willen dat ik voor je doe en wat wil je dan dat het resultaat daarvan is? Soms is er geen oplossing voor een klacht, maar als je daar samen met die persoon achter komt, sluit je het gesprek met een goed gevoel af en voelt je stakeholder zich gehoord. Je neemt ze mee in de realiteit: de aannemer kan niet anders, of de opdrachtgever kan even niet anders. Nee is ook een antwoord, dat moet ook op het juiste moment gezegd kunnen worden als er geen ander alternatief is. “

“Het grootste doel van omgevingsmanagement en communicatie is uiteindelijk: iets toevoegen aan het project én de omgeving. Gemoederen sussen, vragen wegnemen, het betrekken van de omgeving of het project juist snel uitvoeren en gewoon doen, omdat nuchterheid het best past bij die omgeving of omdat het project door moet in zeer korte tijd. Ook dat is een strategie en niet erg, maar dat moet je wel erkennen en je communicatiemiddelen daar vervolgens naar inrichten.”