Inspiratie

Een interview met vergunningen experts: Ada Goverde en Leendert de Bruin van Allios Deite

Wij deden een interview met Ada Goverde en Leendert de Bruin, werkzaam bij Allios Deite. Allios Deite is een bedrijf, opgestart door Ada in 2017, gespecialiseerd in kwaliteitsmanagement en vergunningenmanagement. Het bedrijf zet zich in voor de continue verbetering en ontwikkeling van andere (technische) bedrijven.

Ada en Leendert hebben elkaar leren kennen binnen Heijmans en zijn vanuit daar ook samen gaan werken binnen Allios Deite om bedrijven te ondersteunen op gebied van kwaliteitsmanagement en vergunningenmanagement. Ze zetten elk hun eigen specialisme in die zij binnen eerdere grote infrastructurele projecten hebben opgedaan. Daarnaast geven zij cursussen vergunningenmanagement en organiseren zij ook een gratis maandelijks vragenuurtje over vergunningen om zo hun expertise met anderen te delen.

We richtten ons binnen dit interview specifiek op vergunningenmanagement, omdat wij zien dat dit vaak een heikel punt is binnen omgevingsmanagement. Hoe begin je, wat is belangrijk en welke valkuilen wil je vooral voorkomen? Je leest het in onderstaand interview met Ada en Leendert!

Stel jezelf eens voor: wie ben je en waar houd je je zoal mee bezig?

Leendert: “Ik ben Leendert de Bruin. Al 21 jaar werkzaam in het vak. Ik werk nu inmiddels al zo’n 15 jaar voor Heijmans. Daar houd ik me bezig met grote infrastructurele projecten, vaak op het gebied van asfaltinstallaties en infrastructuur zoals tunnels, maar ook hoogspanningsmasten en warmtenetten. Anderhalf jaar geleden werd ik door collega Ada gevraagd om één dag in de week bij Allios Deite te komen werken als vergunningenmanager.”

Ada: “Ik ben Ada Goverde. Net als Leendert al zo’n 21 jaar werkzaam in het vergunningen vak. Momenteel onder andere werkzaam voor Evides en het Havenbedrijf Rotterdam. Ik ben in 2017 voor mezelf begonnen en heb Allios Deite opgestart. Zoals Leendert vertelde, heb ik anderhalf jaar geleden gevraagd of hij één dag in de week mijn team wilde komen versterken. Ook ik houd me met name bezig met grote infra projecten bij de Opdrachtgever.”

Allios Deite betekent anders kijken in het Grieks. Hoe ben je op deze naam gekomen voor het bedrijf?

Ada: “Ik kreeg vroeger altijd het ‘verwijt’ dat ik alles vanuit een ander perspectief zag. Ik zie dat juist als een kracht. Ik belicht zaken vanuit een andere kant dan de meeste mensen. Vandaar Allios Deite.”

Ada: “Ik geloof in evolutie. Evolutie is de zoektocht naar kwaliteit.”

Jullie houden je dus onder andere bezig met vergunningenmanagement. Stel je begint net met een nieuw project als omgevingsmanager, hoe pak je dan het begin van zo’n project aan op gebied van vergunningenmanagement?

Ada: “Je hoort in de tenderfase al rekening te houden met vergunningen. Het is niet nodig om al een uitgebreide inventarisatie te doen, omdat de boel toch weer ondersteboven wordt gegooid na de tenderfase, maar de grote bepalende jongens pik je er wel uit. Wanneer je die vroeg in het proces meeneemt, ben je in staat om deze vergunningen in te bedden in het ontwerpproces. Zorg dat je het bevoegd gezag op tijd gaat voorbereiden op wat er komt. En voor start uitvoering zorg je vervolgens dat er goede afstemming plaatsvindt met de uitvoering: je draagt de verantwoordelijkheid voor de vergunningsvoorwaarden over.”

Leendert: “Wat Ada zegt, in de tenderfase moet je al rekening houden met vergunningenmanagement. Je begint met de mogelijke risico’s in kaart te brengen. Hierbij kijk je naar de inhoud van het werk en de tijd dat het gaat kosten. Daarnaast kijk je naar de ruimtelijke situatie. Hoe ziet het tracé eruit? Wat staat er in het bestemmingsplan? Wat is het beleid op gebied van grondwater? Wat ga je precies maken, een tunnel, een weg, hoogspanning of een waterleiding, en waar? Je werkt eigenlijk een soort checklist af. Op deze checklist staan meerdere onderwerpen vermeld. Deze loop je langs, leg je naast de regelgeving en je bepaalt of het relevant is voor dit werk of niet.”

Weet je niet wat de regels zijn of wat er in het bestemmingsplan staat? Raadpleeg dan www.ruimtelijkeplannen.nl : Het landelijke portaal voor ruimtelijke plannen.

Veel omgevingsmanagers hebben moeite met het stukje vergunningenmanagement. Wat zijn de valkuilen die jullie vaak zien met betrekking tot vergunningenmanagement?

Ada: “Ik zie vaak dat omgevingsmanagers of aannemers voor langere tijd gesprekken blijven voeren met bevoegd gezag, wat goed is, maar ook een risico vormt voor de planning. Vergunningen hebben harde deadlines en je dient als aanvrager te voldoen aan de wettelijke indieningseisen. Laat je niet afleiden door de mening van mensen die niet over de vergunningsaanvragen gaan.”

Leendert: “Wat ik uit eerdere ervaringen weet en als valkuil zie, is het tegelijk aanvragen van meerdere bouwwerken. Dit wordt uit praktisch oogpunt gedaan voor het gemak en om kosten te besparen, maar is wettelijk gezien niet volgens de regels. In een laat stadium word je dan geconfronteerd met een situatie die eigenlijk niet past in het project. Dit heeft te maken met de gereed melding die gedaan dient te worden bij het bevoegd gezag. De wet- en regelgeving is leidend waarbij je je aan de regels moet houden. Deze regels kunnen in verschillende gemeenten ook net even anders geformuleerd zijn. Dit moet je je als aanvrager goed beseffen.”

Voor welke grote uitdaging op gebied van vergunningenmanagement heb je zelf wel eens gestaan en hoe ga je hiermee om?

Ada: “Ieder project heeft zijn eigen uitdagingen, dit is nooit te voorspellen. Die uitdagingen ontstaan vaak tijdens het werk. Tijdens een project wat ik deed, bleek het aanvragen van de wbr-vergunning, meestal een formaliteit, heel ingewikkeld en tijdrovend te zijn, met zware voorwaarden. De risico’s zijn van tevoren niet in te schatten en dat maakt dit werk ook leuk. Je loopt ergens tegen aan en gaat dan op zoek naar een oplossing, met als uitgangspunt dat er geen vertraging in het project ontstaat.”

Leendert: “Een voorbeeld vanuit mijn ervaringen is het project A4 Delft-Schiedam. Tijdens dit project werd er een tunnel gebouwd. Tot aan die tunnel werd de weg deels verdiept. We hebben toen in de tenderfase bedacht om een nieuwe polderconstructie voor dit project in te zetten. Het was moeilijker dan gedacht om voor dit idee een watervergunning te krijgen bij het hoogheemraadschap. Zij hebben later hun beleid aangepast. Wet- en regelgeving verandert namelijk snel en beleid wordt gemaakt op basis van gebeurtenissen. Houd dus ook altijd goed de wet- en regelgeving in de gaten.”

Zijn er volgens jullie grote verschillen te benoemen tussen het vergunningenmanagement vanuit een opdrachtgever en vanuit een opdrachtnemer?

Leendert: “Het ligt eraan met wat voor contract je te maken hebt. Bij bepaalde contractvormen is er een duidelijke verhouding tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Je kijkt hierbij wie er in control is. Bij een UAV-GC contract is dit bijvoorbeeld de opdrachtnemer. In dat geval vraagt de opdrachtgever niet veel vergunningen aan.”

Ada: “Je vraagt in zo’n geval als opdrachtgever alleen de hoog-over vergunningen voor de beheerfase aan. In andere gevallen, zoals bij dijkversterking, werken adviseurs van aannemers en waterschappen bijvoorbeeld weer samen, omdat je wederzijds informatie van elkaar nodig hebt.”

Zien jullie in de komende jaren nog interessante ontwikkelingen in vergunningenland waar we rekening mee moeten houden?

Leendert: “De omgevingswet komt er natuurlijk aan. Dit betekent waarschijnlijk dat er minder vergunningen noodzakelijk zijn. Meer bouwwerken zullen vergunningsvrij worden en er wordt meer onder algemene regels geschoven. Er gaat meer aandacht naar de fysieke leefomgeving waarbij gezondheid een belangrijk aspect is en de mondigheid van burger steeds groter wordt. Zij gaan steeds meer invloed op de fysieke leefomgeving hebben.”

Ada: “We gaan ook steeds meer en beter nadenken over de inrichting van ons land. Hierbij zijn onderwerpen als de energietransitie, stikstof en de pfas-discussie steeds belangrijker. Deze onderwerpen zorgen voor steeds verdergaande consequenties en bijvoorbeeld gebiedspecifieke kaders, zoals rondom Schiphol.”

Welke tips zou je willen meegeven aan omgevingsmanagers die te maken krijgen met het aanvragen van vergunningen?

Leendert: “Laat je helpen door een expert, haha! Weet waar simpelheid en eenvoud ligt, en waar complexiteit begint. Maak dus niet van iedere omgevingsmanager een vergunningenmanager. Bij een regulier project kan dat wel, maar schakel bij grote projecten een specialist in. Wat je vaak ziet is dat als je weet hoe iets in elkaar steekt, je ook kunt helpen iets te sturen. Het handig insteken van een ontwerp door vroeg in het ontwerpproces aan tafel te schuiven, scheelt veel geld en tijd. Je weet hoe een ontwerp binnen de regels past en hoe hier vervolgens de vergunningen voor in te dienen. Daarbij moet je voldoende aantonen dat jouw aanvraag voldoet aan de eisen, met een uitgebreide toelichting. Instanties zien graag meer, dan je wettelijk bij de aanvraag moet indienen. Dat maakt het vergunninghouders makkelijker om jouw aanvraag snel te beoordelen.”

Ada: “Mijn tip is: zorg dat je bij vergunningsaanvragen met de juiste personen aan tafel gaat. Laat je hierbij niet tegenhouden wanneer iemand gesprekken blijft voeren of vragen blijft stellen terwijl diegene er inhoudelijk niet over gaat.”

Tips:

  • Schakel een specialist in bij grote, complexe projecten
  • Toon aan dat jouw aanvraag voldoet aan de indieningsvereisten (zie ook het omgevingsloketonline.nl)
  • Zorg dat je bij een vergunningsaanvraag met de juiste personen aan tafel zit
Ada Goverde
Leendert de Bruin