Wij deden een interview met omgevingsmanager Darja Boers. Een uitlegbaar verhaal voor iedereen. Dat is Darja’s streven in haar werk als omgevingsmanager. Die want is namelijk belangrijk. Zorgvuldig alle opties afwegen en verantwoording kunnen geven waarom een bepaalde keuze wordt gemaakt.
De juiste keuze is een uitlegbaar verhaal! Dit betekent niet altijd maar alles moeten realiseren wat de omgeving vraagt, maar een goede integrale afweging maken. Soms helpt een vertaling naar een krantenkop; dat kan intern richting geven aan een discussie.
Allereerst, wie ben je en waar houd je je dagelijks mee bezig?
“Ik heb ambities op het gebied van omgevingsmanagement en ik heb hart voor mijn werk. Ik probeer het echt goed te doen voor de mensen en organisaties waarvan ik de belangen vertegenwoordig in een project. Buiten mijn werk ben ik een moeder van drie opgroeiende pubers, wat op zich al projecten op zich zijn zeg maar, haha!
Verder probeer ik in de tijd die over is lekker te genieten met mijn gezin, zoeken we naar mogelijkheden wat er in deze tijd allemaal nog wél kan en maken we het thuis gezellig. Ik heb een hond dus ik vind het ook heerlijk om te wandelen in het bos.
Ook houd ik van reizen. Ik hoop dat het snel weer kan. Ik geef dit ook graag aan de kinderen mee. De wereld is groter dan Nederland. Ik wil dat zij dat goed beseffen hoe goed wij het hebben in Nederland en dat ze genieten van andere plekken.”
Wat is jouw achtergrond en hoe ben je vanuit daar het omgevingsmanagement ingerold?
“Ik heb bedrijfscommunicatie gestudeerd op de Radboud universiteit in Nijmegen. Toen heb ik eerst een tijdje in de marketingcommunicatie gewerkt voor een commercieel bedrijf. Daarna ben ik al gauw terecht gekomen bij de aanleg van de HSL-Zuid, de Nederlandse hogesnelheidslijn. Ik ben toen aan de gang gegaan met omgevingscommunicatie.
In die tijd, begin jaren 2000, werd tegelijkertijd ook de A16 verbreed. Samen met de aanleg van de HSL-Zuid en de Betuweroute waren dit grote projecten die onder een vergrootglas lagen en ingrijpend waren voor de omgeving. Het was belangrijk om te zorgen dat omgevingsbelangen goed werden meegenomen in de projecten, te zorgen dat de overlast van de werkzaamheden zoveel mogelijk voorkomen werd en dat de overlast die er wél was goed en tijdig gecommuniceerd werd.
Het vakgebied omgevingsmanagement kwam toen steeds meer tot stand. Alle onderdelen van het vak waren natuurlijk altijd al onderdeel van projecten, zoals vergunningen aanvragen en conditioneringsactiviteiten. Maar, tijdens deze grote projecten bleek steeds meer dat als je goed contacten onderhield, luisterde naar de omgeving en rekening hield met deze belangen, het project minder risico’s liep en er meer voortgang in het project zat. Omgevingsmanagement zorgde voor een betere doorloop van de realisatie en werd toen als vakgebied steeds meer volwassen.
De reden waarom ik van communicatie naar omgevingsmanagement ben overgestapt, is omdat ik als communicatieadviseur steeds kritischer vragen ging stellen over allerlei keuzes die gemaakt werden. Ik wil altijd snappen waarom bepaalde keuzes gemaakt worden, maar ook oprecht kunnen uitleggen waarom we iets op een bepaalde manier moeten doen. Je gaat daarvoor verder terug in het proces, zodat je een verhaal hebt wat je kunt uitleggen. Je behartigt daarbij de belangen van de verschillende stakeholders. Het uitlegbare verhaal! Dan zit je steeds meer op de stoel van de omgevingsmanager.”
Met welke projecten ben je momenteel bezig?
“Momenteel werk ik zelfstandig. Dit doe ik al heel lang voor o.a. Rijkswaterstaat en sinds dit jaar ook voor Waterschap AA en Maas. Voor Rijkswaterstaat werk ik op dit moment voor project Knooppunt Hoevelaken, een project in de planfase. De wegen moeten verbreed worden en het knooppunt moet aangepast worden om de bereikbaarheid van omgeving Amersfoort te verbeteren.
Het project voor het Waterschap gaat om een beekontwikkeling. Hiermee willen we zorgen dat de wateren in Nederland van betere kwaliteit zijn. Dit moet voor een bepaald jaar gerealiseerd zijn.”
Wat is omgevingsmanagement en wat doet een omgevingsmanager volgens jou?
“Als omgevingsmanager zorg je dat de belangen van de stakeholders zo goed mogelijk worden meegewogen in het project en in de keuzes die worden gemaakt. Hierbij gaat het om interne en externe stakeholders. Omgevingsmanagement is een containerbegrip waaronder veel disciplines vallen. Communicatie is er hier één van. Omgevingsmanagement zorgt voor draagvlak, maar ook voor alle condities die nodig zijn om een project te realiseren, zoals besluitvorming, vergunningen, etc. Omgevingsmanagement is in alle fases belangrijk, vanaf de eerste verkenning tot aan de overdracht aan de beheerder. Als omgevingsmanager sta je met één been buiten en met één been binnen het project. Je vertegenwoordigt de omgeving in een project, geeft de omgeving een stem, en legt vervolgens het project uit aan de omgeving.”
Als we kijken naar zo’n groot infrastructureel project, hoe begin je dan met het stukje omgevingsmanagement bij de start van zo’n project?
“Wat is de opgave, waar staan we voor en wie of wat kom je allemaal in dat gebied tegen? Je maakt een indeling op alle niveaus. Met welke bestuurlijke partijen heb je te maken? Met welke landelijke, lokale en regionale belangengroepen heb je te maken? Wie werkt daar? Wie woont daar? Zitten er boeren in de omgeving? Zitten er scholen in de omgeving? Eigenlijk iedereen die daar leeft, werkt, woont en recreëert, breng je in kaart. Je gaat praten en luisteren.
Vervolgens wil je van al die stakeholders op je lijstje weten in hoeverre zij bekend zijn met het initiatief, hoe ze er tegenover staan en vooral wat hun belang is. Je maakt daarin een belangrijk onderscheid tussen mensen die direct geraakt worden door het project en de stakeholders die met een ‘zakelijk’ belang ernaar kijken. Dat vraagt om een andere benadering. Iemand die er direct door geraakt wordt heeft vaak wat meer in te brengen en een groter belang, dan iemand die er minder door geraakt wordt.
Dit houd je voortdurend, in alle fases van het project, in de gaten. Een omgeving is namelijk altijd in beweging. Mensen verhuizen, er komen nieuwe wethouders of er komt een nieuwe woonwijk bijvoorbeeld.”
En als je dan vervolgens alles in kaart hebt gebracht en kijkt naar de praktische manier waarop je met al die stakeholders in gesprek gaat. Hoe ziet dat eruit binnen een infrastructureel project?
“Binnen een groot project, wat ook heel lang duurt en verschillende fases kent, zet je verschillende communicatiemiddelen in. Je kijkt hierbij wat nodig is, wat de sentimenten zijn, welke sociale structuren er zijn en wat er leeft. Een gemeente kan goed helpen bij het bepalen van die aanpak. Zij weten al wat er leeft. Je maakt dus gebruik van mensen die al kennis van de omgeving hebben.
Vervolgens maak je een onderscheid in de bestuurlijke omgeving, de niet bestuurlijke omgeving zoals belangengroepen, professionele organisaties zoals ProRail, kabels en leidingeigenaren, veiligheidsregio’s etc. Daarnaast heb je natuurlijk grondeigenaren, omwonenden, scholen, bedrijven, etc.
Je verzamelt informatie uit de omgeving en je maakt de informatie over je project voor iedereen toegankelijk. Op bepaalde momenten zijn er bijvoorbeeld informatieavonden georganiseerd. Dit doe je onder andere om een project aan te kondigen of om een besluit ter inzage te leggen. Tijdens informatieavonden kun je met veel mensen in gesprek gaan.
Daarnaast maak je ook hier weer een onderscheid tussen algemene communicatie en persoonlijke communicatie. Hoe groter iemands belang wordt, zoals een grondeigenaar, hoe persoonlijker de aanpak. Je hebt het dan namelijk over emoties, toekomstplannen, het verleden, geld, enzovoorts.
Afhankelijk van het onderwerp dat je wilt vertellen en het gesprek dat je verwacht, kies je voor de algemene communicatie bijvoorbeeld voor een inloopmarkt met verschillende standjes waar mensen informatie kunnen verkrijgen of een centrale presentatie. Daarnaast ben ik zelf ook heel erg voorstander van klankbordgroepen. Mensen die in een klankbordgroep zitten vertegenwoordigen het belang van hun achterban, niet hun persoonlijke belang.
Met de mensen die direct betrokken zijn, waar je bijvoorbeeld grond van nodig hebt, zit je aan tafel. Deze mensen spreken we allemaal persoonlijk, op verschillende momenten, over verschillende onderwerpen. Persoonlijke contacten zijn belangrijk om te weten wat er speelt, wat stakeholders belangrijk vinden en welke belangen zij hebben. Deze belangen worden meegewogen in de keuzes die gemaakt worden in een project. Of het nu gaat om het ontwerp van een plan, de verdere inrichting, of dat het gaat over de manier waarop een project gerealiseerd wordt. Het is belangrijk om voortdurend in de gaten te houden wat de belangen zijn en of hier wijzigingen in zijn. Dit doe je door het goede gesprek te voeren. “
Gestructureerd werken
Omgevingsmanagement is nooit hetzelfde. Er is niet één aanpak, nee, je spitst je aanpak toe op dat specifieke gebied en dat specifieke project. Maar, je kunt wel werken aan de hand van een bepaalde structuur.
- Zoek uit hoe die omgeving eruitziet. Bestuurlijk en niet-bestuurlijk. Wie wonen daar, wie werken daar, hoe zien de sociale structuren eruit?
- Zoek uit wat de belangen zijn van de verschillende stakeholders en hoe al deze mensen naar het project kijken. Hebben zij vertrouwen of juist niet?
- Organiseer het omgevingsproces. Wat is er nodig? Met wie moeten we praten? Welke middelen gaan we inzetten? Communiceer en organiseer het stukje participatie. Haal klantenwensen op.
- Breng de klantwensen in, in je projectteam en vertegenwoordig je omgeving bij de keuzes die gemaakt moeten worden. Als omgevingsmanager behartig je de belangen van de omgeving in het project.
- Leg tenslotte aan stakeholders uit welke keuzes gemaakt zijn en waarom.
In dit voortdurende proces hou je goed in de gaten welke stakeholders welk belang hebben en hoeveel invloed zij kunnen uitoefenen op het project. Dat is medebepalend voor de keuzes die gemaakt worden en de manier waarop je met de stakeholders omgaat. De fase van het project bepaalt de manier van werken. In een planfase ben je vooral bezig met de verschillende belangen en de keuzes die gemaakt worden, in een realisatiefase ben je voortdurend in gesprek over de manier waarop een project wordt uitgevoerd en wat dit betekent voor de omgeving. Je zorgt dan voor zo min mogelijk overlast en probeert als goede buurman te opereren.
Als je kijkt naar jou rol als omgevingsmanager nu en jouw rol als omgevingsmanager in de toekomst, met ook de nieuwe Omgevingswet op komst. Verwacht jij grote verschillen in die rol?
“Omgevingsmanagement heb ik altijd heel belangrijk gevonden. Zorgvuldig alle belangen afwegen en de juiste keuzes maken, een uitlegbaar verhaal. Ik denk dat dat wettelijk gezien een nog serieuzere plaats krijgt met de komst van de Omgevingswet.
Ik denk dus met de nieuwe Omgevingswet dat dat stukje participatie een nog belangrijkere plaats gaat krijgen. Maar, de manier waarop ligt niet vast. Dat wordt dus de uitdaging voor alle omgevingsmanagers. Maar, wat is dan dé manier? We constateerden al eerder, het is afhankelijk van je project. Er is niet één manier. Je moet gaan kijken wat de best cases zijn. Hierbij kunnen we van elkaar leren. We hoeven niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden.
Wat ook hierbij weer belangrijk is, is structuur, spelregels en verwachtingen. Je geeft de omgeving duidelijk aan: hier kunnen we het over hebben, tot dat moment. Daarna wordt er een keuze gemaakt. Vergelijk het met een trechter. Hoe verder je komt in een proces, hoe meer er vastligt. Als er een besluit ligt, kun je niet meer discussiëren over keuzes die in het begin gemaakt zijn. Je kunt het dan soms nog wel hebben over de manier waarop iets uitgevoerd wordt. Het is belangrijk om dit goed uit te leggen: wat ligt vast, waar kunnen we het nog over hebben. De juiste verwachtingen managen bij participatie voorkomt onduidelijkheid en onvrede.”
Naast dat je omgevingsmanager bent, weten wij ook dat je coach bent en training geeft. Wat zou jij als coach én omgevingsmanager andere omgevingsmanagers willen meegeven? Ook met oog op het afgelopen jaar waarin de coronapandemie een grote invloed had gehad op onze manier van werken.
“Ondanks alle beperkingen, zorg toch dat je in gesprek blijft met mensen. Zoek naar mogelijkheden waarop dat kan. Soms kan het ook best wel digitaal. Dit werkt wel beter als je mensen al kent.
Je kunt ook creatief zijn en bijvoorbeeld buiten afspreken. Maak daarin ook weer dat onderscheid tussen stakeholders met een zakelijk belang en stakeholders waar emotie bij komt kijken. Bij het laatste is met elkaar afspreken en persoonlijk dat gesprek voeren echt belangrijk. Digitaal of telefonisch mis je een belangrijk stukje communicatie.
Geen gesprek voeren is namelijk geen optie. Als je het gesprek niet voert, dan heb je ook de relatie niet en kun je intern de omgevingsbelangen ook geen goede plaats geven!
Daarnaast is het belangrijk dat je een goede positie binnen je projectteam hebt. Omgevingsbelangen moeten net zo goed worden meegewogen als technische belangen, financiële belangen of belangen vanuit planning. Het gaat er niet om dat alle stakeholders krijgen wat zij wensen. Dat lukt meestal niet, omdat belangen haaks op elkaar kunnen staan. Het gaat erom dat de verschillende belangen zorgvuldig worden afgewogen. Leg dit ook goed vast. Op deze manier heb je een uitlegbaar verhaal. Belangrijk voor het project, voor besluitvorming, maar het is ook je maatschappelijke verantwoording. Het gaat om maatschappelijke belangen die uitgevoerd worden met maatschappelijk geld. De verantwoording hierover moet kloppen. Als omgevingsmanager ben je hierin vaak het geweten voor je project. Ben je bewust van deze rol en neem deze serieus!”
