Wij gingen in gesprek met Casper van Vulpen, Director of Sales bij Future Insight: een organisatie die elke dag werkt aan oplossingen die projecten in de leefomgeving helpen te verbeteren. Met zijn liefde voor nieuwe gadgets en nieuwsgierigheid naar procesoptimalisaties werkt Casper aan de groei van Future Insight en het in de markt zetten van hun innovatieve producten. Hun doel? Het verminderen of het voorkomen van informatieverlies, het digitaliseren van werkprocessen en zorgen dat partijen datagedreven beslissingen kunnen nemen. In dit interview gaan we verder in op de meerwaarde van deze producten voor het vak omgevingsmanagement.

Vertel Casper, wie ben je en wat zijn je hobby’s?

“Ik ben Casper van Vulpen, 33 jaar en woonachtig in Zwolle. Ik heb hier ook gestudeerd – HBO management. Een van mijn hobby’s is reizen. Hier heb ik dan ook goed de tijd voor genomen door bijna twee jaar als digital nomad rond te trekken terwijl ik op afstand bedrijven voorzag van advies en ondersteuning. Ik ben gek op de natuur, het leven in andere culturen en avontuur. Dat kenmerkt mij denk ik wel een beetje. Ik ben altijd op zoek naar een uitdaging en dat gevoel volg ik graag op. Zakelijk in complexe opdrachten, privé in motorrijden en sporten zoals surfen, boksen en wakeboarden. Er zijn watersportbanen door het hele land, dus ik heb vaak een wakeboard achter in mijn auto liggen.

Ik vind het leuk om af en toe even remote te kunnen werken in een ander land. Ik heb daarom met vrienden een appartement op Curaçao. Af en toe werk ik vanuit daar. Curaçao heeft een heel relaxed sfeertje waardoor je echt even uit de drukte van Nederland kan ontsnappen. De rest van het jaar verhuren we het appartement.”

Hoe ben jij bij Future Insight terecht gekomen?

“Eigenlijk vanaf dat ik begon met werken heb ik altijd commerciële rollen gehad. Ik ben ooit begonnen in de recruitment. Daar heb ik kennis gemaakt met veel verschillende bedrijven en al vrij snel kwam ik toen in de softwarewereld terecht. Sindsdien heb ik altijd met producten gewerkt die werkzaamheden automatiseren of digitaliseren. Vaak komt dat neer op werkzaamheden sneller, met minder fouten en tegen lagere kosten uitvoeren. Ik vind het daarbij echt mooi als het ook het werkplezier verbetert en het “eenvoudige taken” kan automatiseren zodat mensen tijd krijgen om met hun expertise echt waarde toe te voegen. Future Insight, en met name het product Clearly, passen hier perfect bij en samen met ons team helpen wij dit voor onze klanten mogelijk te maken.”

Ik ben eigenlijk ook wel benieuwd hoe Future Insight ooit is begonnen!

“Onze twee oprichters, Bas Hoorn en Rick Klooster, werkten samen bij een groot ingenieursbureau en draaiden een complex project dat meer dan 3 jaar duurde. Een 40 km lang infraproject. Ze kwamen erachter dat er in de loop van de tijd en bij faseovergangen veel waardevolle informatie verloren ging en het complete en meest actuele inzicht vaak ontbrak. Keuzes maken op basis van onvolledige informatie, inefficiënte samenwerking of afspraken met stakeholders kwijtraken komt projecten vaak niet ten goede.

Zij dachten toen: dit moet beter. Wat je kunt zien, kun je begrijpen, dus bedachten ze dat er een visueel programma moest komen waar data, processen en tools aan elkaar verbonden zouden zijn en waarin informatie een sterke relatie zou moeten hebben met een locatie op een kaart. Wanneer je ergens over praat en dit op een kaart ziet, dan weet je namelijk precies waar het over gaat. Bijvoorbeeld: deze exacte boom moet blijven staan i.p.v. op het noorden van perceel X moet een boom blijven staan. Als er op dat perceel 10 bomen staan, heb je al een uitdaging.

Ons bedrijf heeft zich sinds 2014 flink ontwikkeld en verschillende vormen gekend. Van een klein team bestaande uit de twee oprichters en een programmeur zijn we doorgegroeid naar een bedrijf met diverse projectleiders en een heel ontwikkelteam. De rode draad? We werken nog steeds dagelijks aan de doorontwikkeling van Clearly en dragen daarmee ons steentje bij aan het verbeteren van projecten en het voorkomen van informatieverlies.”

En vanwaar dan precies de naam: Future Insight?

“Ja, dat slaat dus terug op: wat je ziet, kun je begrijpen. Als je goede plannen wilt maken, moet je kunnen anticiperen op de gevolgen van de te maken keuzes. Er moest een naam komen die daar gelijk aan staat. De oprichters wilden een organisatie opzetten die de mogelijkheid biedt om door middel van beter inzicht een stukje in de toekomst te kijken. Vandaar Future Insight.”

Wat is het precies dat Future Insight biedt als product?

“We hebben verschillende producten. We hebben Clearly.Projects (samenwerkingstool voor bouw- en infraprojecten), Clearly.BIM (analyses en automatiseringen op basis van BIM-modellen) en Clearly.3D-City (3D stadsmodellen). Eigenlijk wat we doen met al deze producten is informatie samenbrengen en visualiseren om het inzicht te verbeteren en datagedreven werken te stimuleren. Deze producten worden ingezet door aannemers en ingenieurs in infra- en civiele projecten en voor gebiedsontwikkeling door overheden.

Clearly.Projects wordt ingezet in de voorbereiding, tijdens tenders en in de uitvoering van projecten. Relevante informatie maken we visueel op een kaart of in een 2D- of 3D-weergave. Aan die kaart kunnen we ook bepaalde processen koppelen met betrekking tot bijvoorbeeld stakeholdermanagement, issues, vergunningverlening, grondverwerving en ga zo maar door. Het is het eenvoudigst te omschrijven als de unieke combinatie tussen een projectmanagement systeem zoals Relatics en zeer gebruiksvriendelijke GIS-software.

Clearly is ook te koppelen aan andere systemen. Zo leveren partijen allerlei sensorinformatie, zoals analyses van objecten of gebouwen die schadegevoelig zijn. Die risicoprofielen kunnen verwerkt worden in Clearly. Zo kan je deze informatie bijvoorbeeld ook in een tender meenemen bij de keuze voor een bepaalde techniek of transportroute. Daarnaast kunnen we ook een koppeling maken met systemen als Relatics of met de Omniom app om zo contact, meldingen en klachten te kunnen matchen aan de locaties en stakeholderdossiers. Eigenlijk, als data op een gestructureerde manier beschikbaar is in andere tooling, dan kunnen wij het wel verwerken.

Het grote voordeel is dat het projectteam altijd de meest actuele en complete informatie op één plek heeft staan en dus niet meer in verschillende tools werkt. Er kan binnen het project makkelijker interdisciplinair samengewerkt worden, ook met onderaannemers en de opdrachtgever.”

Wat is de meerwaarde van een samenwerking met jullie als we kijken naar het vak omgevingsmanagement?

“Dan kijken we vooral naar Clearly.Projects. Je hebt ten eerste alle informatie dus op één plek tot je beschikking en werkt niet in verschillende bestanden, mappen, via de mail of op post-its. Iedereen kijkt heeft toegang tot de meest complete en actuele informatie en ziet de actuele status van de communicatie en de afspraken met de stakeholders. Van daaruit kan je datagedreven beslissingen nemen en rekening houden met alle omgevingsfactoren.

Clearly maakt het daarnaast mogelijk om allerlei kaartlagen over elkaar heen te leggen, zoals flora en fauna, natuurgebieden en kabels en leidingen. Ook voeg je hier als omgevingsmanager heel eenvoudig dynamische informatie aan toe door een punt op de kaart te zetten of een vak te tekenen. Deze informatie kan je direct weer koppelen aan de betreffende stakeholder.

We digitaliseren ook allerlei werkprocessen en de samenwerking. Bijvoorbeeld: ik zie op locatie X een raakvlak en voeg dat raakvlak toe op de Clearly-kaart. Piet is voor de raakvlakken verantwoordelijk en krijgt automatisch een notificatie. Hij gaat hiermee aan de slag en heeft 5 dagen om hier iets mee te doen. Zodra Piet iets bedacht heeft krijgt Jan een melding en kan hij zijn goedkeuring geven. We kunnen dus allerlei taken in het programma verwerken, zowel tijdens een tender, in de voorbereidende fase als tijdens de uitvoering.

Tot slot kunnen we slimme algoritmes inregelen, zoals een automatische stakeholdersanalyse. Bijvoorbeeld: tussen locatie A en B ligt de route van het project. Het ontwerp laden we op de kaart in Clearly in en we voeren vervolgens een Clash-analyse uit van alle percelen die ‘geraakt worden’ plus een afgestemde range passend bij het type werkzaamheden. Hierdoor komen in één keer alle K&L, stakeholders en openbare voorzieningen in beeld, scheelt het weken handmatig werk én worden partijen niet over het hoofd gezien.

We voorkomen zo met het gebruik van Clearly risico’s, vertragingen, extra kosten en mogelijke hinder voor de omgeving. Dat is natuurlijk voor omgevingsmanagement heel belangrijk.”

Stel, een bedrijf is overtuigd van het succes van Clearly. Hoe ziet het opstarttraject er dan uit voor hen? Waar begin je?

“We beginnen altijd eerst met een gezamenlijke kick-off. We vragen: wat wil je met Clearly gaan doen? Welke processen kunnen wij in Clearly inrichten om jullie werkzaamheden te gaan ondersteunen? Vervolgens vragen we goed door: Waarom wil je dat precies? Wat voor (open) data willen jullie op de kaart? Wat heb je zelf al aan projectspecifieke informatie? Wat is eventueel nog meer waardevol voor dit project?

We kunnen voor klanteisen bijvoorbeeld makkelijk een workflow maken met wel 20 stappen, maar uit ervaring weten we dat we het beter zo concreet en laagdrempelig mogelijk kunnen maken. Zo komen we gezamenlijk tot een aantal projectspecifieke processen en waardevolle kaartlagen in Clearly.

Daarna krijgen ze nog training waardoor ze zelf aan de slag kunnen. Het idee is dat wij de piano neerzetten, de klant leren hoe ze die piano kunnen bespelen en dat ze vervolgens vooral zelf muziek gaan maken.

Natuurlijk helpen we ook nog gedurende het project. Vaak komen ze onderweg nog andere taken tegen die handig zijn om te ondersteunen met een Clearly proces of is er aanvullende data welke waardevol is om op de kaart te verwerken.”

Welke ontwikkelingen zitten er nog allemaal aan te komen in jullie vakgebied?

“Nu is het meeste in Clearly.Projects nog in 2D. We kunnen wel al wat dingen in 3D laten zien, maar nog niet veel. Dit kan met onze andere producren wel. Bijvoorbeeld ‘Nederlandin3D.nl’. Hier is heel Nederland in (LOD2) te zien en zijn sommige gemeenten tot hoog detailniveau uitgewerkt. Voor binnenstedelijke projecten kan het heel interessant zijn om zo’n 3D-view ook te kunnen gebruiken. Daarmee kan je namelijk in 3D zien waar je allemaal mee te maken hebt in de omgeving, zowel boven als onder de grond. Dit geldt ook voor de uitbreiding met BIM-modellen. Eigenlijk willen we, als er bijvoorbeeld een brug in het ontwerp zit, dat we ook een BIM-model van dat kunstwerk in Clearly kunnen laten zien.

Daarnaast willen we het mogelijk maken om eenvoudiger en sneller met andere systemen te kunnen koppelen. We hebben al diverse koppelingen, soms ook met specifieke API’s. Hierdoor kan Clearly automatisch informatie ophalen of uitwisselen met andere systemen, zoals de communicatie of meldingen van stakeholders uit de Omniom app.”

En naast die ontwikkelingen, zien jullie ook bepaalde obstakels in de toekomst die jullie werk moeilijker kunnen maken?

“Ja, wat je ziet is dat er best wel veel tools zijn. Bij elk project worden tools ingezet om het project te ondersteunen. Er ontstaat daardoor soms een beetje een wildgroei aan systemen die worden ingezet. Bedrijven werken met Excel, met bepaalde GIS-systemen en we zien diverse tools omtrent sensorinformatie en burgercommunicatie. Doordat er zoveel tools zijn, zien veel organisaties door de bomen het bos niet meer en ze willen ook niet te veel tools aandragen bij het projectteam.

Aan de ene kant is dit voor ons dus een bedreiging, omdat wij ook ‘een tool’ zijn. Aan de andere kant is het een kans voor ons, omdat wij juist software aanbieden die veel tools, en de informatie uit die tools, samenbrengt. Onze producten dienen daarmee juist als een soort spin in het web.

De uitdaging zit hem in de aannames voorbij kunnen komen om ze daarna te laten ervaren hoe het efficiënter kan zonder dat het meer werk hoeft te zijn. Hiervoor stoppen we veel tijd in het geven van presentaties en demonstraties op locatie. Het is namelijk ook gedragsverandering dat wij verkopen. Ja, het is een tool, maar het is ook een andere manier van werken. Een efficiënte, veilige en digitale manier van werken.”

Kijken bedrijven vaak op tegen die nieuwe manier van werken?

“Gelukkig komen we steeds vaker mensen tegen met een lange termijnvisie. Zij kennen de kleine winstmarges op projecten en gemiddeld genomen 10% foutmarge. Ze geven aan dat ze heel hard hun best kunnen doen door op dezelfde manier te blijven werken of dat ze maar eens wat verandering door moeten gaan voeren om de uitdagingen bij de oorzaak aan te pakken, om zo het werk structureel te verbeteren.

Daarentegen heb je natuurlijk ook de mensen in het veld en op de werkvloer die zomaar te horen krijgen dat zij misschien anders moeten gaan werken. Dan is er altijd wel een klein beetje weerstand. Als we aan hen kunnen laten zien dat het juist allemaal makkelijker, soms zelfs minder werk, wordt, dan raken ze vaak wel geïnteresseerd. Wij vertrouwen er dus op dat dit goed gaat. We gebruiken hiervoor veel communicatiecampagnes, uitlegvideo’s, interviews en ambassadeurs. Wij geloven dat een goed voorbeeld doet volgen.”

Wat is het nu eigenlijk dat jou persoonlijk drijft binnen Future Insight?

“Ik ben enkele jaren als zelfstandige actief geweest en hielp met name scale-ups en startups om groei mogelijk te maken, te professionaliseren en hun aanbod beter aan de man te brengen. Future Insight is ook zo’n organisatie. Anderhalf jaar geleden waren we nog maar met 10. Nu zijn we met 26. Ik vind het hartstikke leuk en uitdagend om te helpen aan het opbouwen van zo’n organisatie.

En waarom Future Insight? Omdat ik best wel betrokken ben bij de natuur en duurzaamheid. Alles wat wij met Future Insight doen, is onze klanten ondersteunen om projecten efficiënter en met minder verspilling uit te voeren. Verspilling van capaciteit, grondstoffen, geld en informatie. Gemeente Rotterdam kan bijvoorbeeld door onze digital twin oplossing wijken beter inrichten, met meer aandacht voor groen, voor leefbaarheid en voor de juiste voorzieningen. Onze producten helpen hen dus eigenlijk om een gebied zo optimaal mogelijk in te richten.

Daarnaast wordt alles wat wij op commercieel vlak doen, dus evenementen en beurzen, aan een goed doel gekoppeld. Dat ligt mij ook dicht aan het hart. Ik denk dat we in Nederland best wel verwend zijn. Ik heb zelf wat uitdagingen gehad en gezien dat het leven niet altijd even fijn en eerlijk is. Ik vind het mooi om anderen daar ook een beetje bij te kunnen helpen, zowel mensen, dieren als de natuur.”

Heb je nog een laatste tip voor aannemers of omgevingsmanagers vanuit je eigen expertise waar zij direct mee aan de slag kunnen?

“Ik denk dat je vooral moet zorgen dat je interdisciplinair gaat samenwerken. Dus niet dat je als omgevingsmanager op je eigen eilandje zit. Zorg dat je echt samenwerkt en dat iedereen alle informatie goed verwerkt en beschikbaar stelt voor anderen. Ik ben hierin wellicht niet helemaal objectief, maar dit kan natuurlijk het beste in één tool waar informatie van alle relevante disciplines samenkomt en je digitaal samenwerkt met alle betrokken partijen, dus ook met de opdrachtgever. Als je samen het grotere plaatje kan zien, maak je allemaal betere keuzes.

We zien dat werkzaamheden vaak een sterke invloed op elkaar uitoefenen en dat bijvoorbeeld een vertraagd grondverwerving dossier directe gevolgen kan hebben op het verloop van de planning, op de keuzes die gemaakt moeten worden en op de gesprekken die je met je stakeholders voert. Heb je altijd alle informatie up-to-date en toegankelijk, dan leidt dit uiteindelijk tot een efficiënter project en een betere relatie met de omgeving.”