PowerPointpresentaties, koffie uit een thermoskan en een stoffige ambtenaar die uren aan één stuk door uitlegt wat er gaat gebeuren in sfeerloze buurtzaaltjes; “de bewonersavond” heeft een niet al te best imago. Veel vaker zien we dan ook mensen aan de slag gaan met vellen papier, stiften en post-its. Wil jij ook een keer aan de slag op een creatieve manier? In dit artikel lees je hoe je dat het beste aanpakt met de methode ‘World Cafe’.
Wat is World café?
World Café is een methode om die creatieve brainstormsessie vorm te geven. Je begint plenair, splitst in groepjes op en bespreekt verschillende onderwerpen en vraagstukken. Tussendoor wissel je van tafel en onderwerp. Daarna eindig je weer plenair.
Waarom World café?
Niet iedereen steekt zijn hand op tijdens een bewonersavond om zijn mening te laten horen. Vaak in een ontspannen, veilige sfeer hoor je veel meer meningen. Of je nu vooraf de wensen van de bewoners met betrekking tot omgevingsmanagement wil horen, samen participatie vorm wil geven of een project wil evalueren. Het resultaat van je bewonersavond is veel succesvoller als je de meningen en ideeën van iedereen aanwezig verzameld hebt, en dus niet alleen van de mondige types.
Daarnaast zijn ideeën en initiatieven die mensen zélf bedenken altijd succesvoller dan initiatieven die opgelegd worden van buiten de doelgroep.
Hoe organiseer je een World café?
- Creëer een gezellige opstelling!
Het concept bestaat niet voor niets deels uit het woord “café”. Maak het gezellig! Maak een tafelopstelling waarbij je aandacht schenkt aan de sfeer. Zet iets te drinken op tafel, regel iets te snoepen en kleed de ruimte eromheen aan alsof je thuis mensen op visite hebt.
Op alle tafels leg je:
– Grote vellen papier (1 flipover vel is te klein! Ga liever voor een blanco inpakpapier rol)
– Post-its
– Stiften (verschillende vrolijke kleuren en meer dan het aantal gewenste personen per tafel) - Bedenk inspirerende vragen/stellingen
Besteed aandacht aan het formuleren van inspirerende vragen en/of stellingen. Een inspirerende vraag is open, positief en prikkelt de fantasie. Vergelijk de volgende 2 vragen maar eens met elkaar.
– Vraag A: Welke persoonlijke belemmeringen ziet u wanneer we de weg openbreken?
– Vraag B: Hoe kunnen voor u tijdens de wegrenovatie een prettige periode maken.
Alleen al het vervangen van “weg openbreken” naar “wegrenovatie” prikkelt al een positiever gesprek. De onderwerpen die je kiest voor een gesprek sturen onbewust al de mening over het project en de uitkomst van de bijeenkomst. - Zorg voor gespreksleiders
Zorg dat bij elke tafel een host aanwezig is. Het is verleidelijk om de deelnemers op te knippen en ze zelf al het werk te laten doen. Dit resulteert er echter vaak in dat er 1 dominant persoon het gesprek voert en stuurt in de richting van zijn mening. Deze piraterij kun je voorkomen door zelf gespreksleiders aan elke tafel te zetten. Deze gespreksleider hoeft geen expert te zijn op het gebied van het desbetreffende onderwerp, maar heeft als taak om door te vragen bij deelnemers én actief de stillere aanwezigen te vragen naar hun mening. Stel vragen als: “Bent u het daar mee eens?”, “Waarom vindt u dat zo belangrijk?”, “Ik merk dat het onderwerp boosheid oproept, waar komt dat vandaan?”, “als je in de schoenen van X zou staan, wat zou je dan doen?”. Daarnaast moet de gespreksleider waken voor mensen die denken in belemmeringen. “Dat kan toch niet”, “Daar is geen geld voor”, “Dat is onrealistisch” zijn verboden zinnen. Wanneer mensen te veel praten in wat er allemaal niet kan, is het de taak van de gespreksleider om het gesprek om te buigen zodat men weer kijkt naar wat wél mogelijk is.
Hoe voer je een World café uit?
- Start plenair
Leg kort het doel van de bijeenkomst uit en vertel hoe de bijenkomst gaat verlopen. Noem eventueel een paar spelregels zoals: er is geen goed of fout, durf te dromen en luister naar elkaar. - Wijs iedereen naar een tafel
Zorg dat aan alle tafels een gelijk aantal mensen zit. Kies voor een groepsgrootte tussen de 5 en 8 personen (exclusief gespreksleider). - Start een discussieronde
Een discussieronde duurt 20 tot 30 minuten. Laat iedereen alle meningen en ideeën opschrijven op de grote vellen. Merkt de gespreksleider dat het gesprek moeilijk op gang komt of zitten er veel introverte deelnemers in de groep? Dan kan de gespreksleider ervoor kiezen om iedereen voor zichzelf te laten nadenken en mensen 5 minuten de tijd te geven om individueel 3 tot 5 ideeën op te schrijven op post-its. Die ideeën bespreek je gezamenlijk en schrijf je op het grote vel. - Wisselen
Laat 1 iemand van de deelnemers zitten aan de tafel en schuif daarna de helft door naar ‘links’ en de andere helft rouleert ‘rechtsom’. Houd dit een beetje in de gaten zodat de aantallen aan de tafels ongeveer hetzelfde blijft. - Nieuwe discussieronde
Laat de deelnemer die is blijven zitten kort de bevindingen van de vorige discussieronde delen met zijn nieuwe tafelgenoten. Bouw daarna door op de ideeën die al op het papier geschreven staan. Wat vinden de andere deelnemers? Kunnen ze iets toevoegen? Roept het nieuwe ideeën op? Zien ze oplossingen en/of verbanden? - Wisselen
De deelnemers wisselen weer. Het is niet noodzakelijk dat dezelfde persoon blijft ‘plakken’ bij de tafel. Dat mag ook iemand anders zijn. - Einde discussierondes
De ervaring leert dat na 3 discussierondes van 30 minuten de concentratie en toewijding van de deelnemers afneemt en het dus een goed moment is om te stoppen. - Plenaire afsluiting
Laat elk groepje kort delen wat hun belangrijkste bevinding is. Wees hier streng dat het niet te lang duurt, een minuut per tafel moet voldoende zijn. Wanneer je met een zeer grote groep bent, kan je mensen tegelijkertijd op laten staan om even kort iets te vertellen waarbij een aantal tafels samengevoegd worden. - Informele afsluiting
Zorg dat na de afsluiting alle gespreksleiders nog in gesprek blijven door nog even na te praten over wat er besproken is. Deze informele nagesprekken zijn belangrijk om met een fijn gevoel weer afscheid van elkaar te nemen. Laat op persoonlijk niveau aan zoveel mogelijk mensen weten dat je hun input zeer waardeert. “Wat fijn dat u er was”, “Wat een goede ideeën had u”, “We spreken elkaar zeker nog een keer tijdens het project”. Kijk eventueel of je contactgegevens kan verzamelen van de personen die zeer betrokken zijn bij het project, zodat je op een later moment nog contact kan hebben of om hulp kunt vragen tijdens de uitvoering. - Informatieverwerking
En nu? Het gevaar is dat de vellen worden opgevouwen en na een maand niemand meer weet wat erop stond. Of dat 1 persoon alles moet verwerken die zelf niet alle gesprekken opgevangen heeft. Dit is heel eenvoudig te ondervangen door alle gespreksleiders van hun eigen tafel een verslag te laten maken. Noteer dan niet alleen letterlijk wat op het vel stond, maar ook de emoties, de zorgen en de belangrijkste verbanden die de aanwezigen hebben besproken en eventueel verzamelde contactgegevens. Met de verslagen kun je concreet aan de slag.
