Voor diverse doeleinden, zoals een aanbesteding, project of onderzoek, is het soms handig om een stakeholdersanalyse te doen. Stakeholders zijn personen of organisaties die belang hebben bij, of invloed kunnen uitoefenen op een bepaald project of een organisatie. Met een stakeholdersanalyse breng je alle belangrijke stakeholders in kaart en bepaal je op basis daarvan een aanpak of strategie. We nemen je mee in de stappen van een goede stakeholdersanalyse. Deze analyse is gebaseerd op een fictief project.
Het project: de herinrichting van de Maliebaan
In de gemeente Utrecht vindt binnenkort de herinrichting van de Maliebaan plaats. De Maliebaan bestaat uit een middenbaan (hoofdweg) waarop auto’s en bussen rijden. Daarnaast bevindt zich aan beide zijden van de middenbaan een ventweg met parkeerplaatsen, een fiets- en een voetpad. Diverse ondernemingen en woningen zijn aan de Maliebaan gesitueerd. Er wordt onder deze ventwegen een nieuwe riolering gerealiseerd en de straat wordt voorzien van nieuwe bestrating. Deze werkzaamheden zullen daardoor ongetwijfeld gepaard gaan met overlast voor de omgeving.
De straat komt namelijk open te liggen en delen van de Maliebaan zullen gefaseerd afgesloten worden om de werkzaamheden veilig te kunnen uitvoeren. Dit betekent dat woningen, voet- en fietspaden en bedrijven minder goed bereikbaar zullen zijn, en dat omwonenden, bezoekers en weggebruikers overlast kunnen hebben van onder andere veel geluid, stof en heen en weer rijdend bouwverkeer.
Als uitvoerende partij wil je toch de overlast voor de omgeving tot een minimum beperken, want je bent te gast in hun leefomgeving. Om de overlast te kunnen beperken, moet je eerst alle stakeholders in kaart brengen, inclusief hun zorgen, belangen en invloed op de werkzaamheden. Zodra je die informatie hebt, kun je de juiste maatregelen treffen om de overlast tot een minimum te beperken en de omgeving met een tevreden gevoel achterlaten.
Stap 1: research doen
Aan de hand van deskresearch, Google Maps, een brainstorm met het projectteam of de desbetreffende gemeente, en door simpelweg te googelen, ga je eerst onderzoek doen naar de omgeving waar het om draait. Wie of wat bevindt zich in die buurt? Wat is daar gaande? Wie heeft er belang bij het project? Welke invloed zouden zij eventueel kunnen uitoefenen op de werkzaamheden? Door hier onderzoek naar te doen krijg je een eerste indruk van de omgeving en weet je wat te verwachten wanneer je daadwerkelijk op locatie gaat kijken.
Praktijkvoorbeeld Maliebaan:
Binnen project Maliebaan kwamen wij er tijdens de deskresearch achter dat er veel bedrijven aan de Maliebaan gevestigd zijn. Veel van deze bedrijven hebben zowel parkeerplaatsen voor als achter het bedrijf zitten, die toegankelijk zijn via de ventwegen. Naast omwonenden en doorgaand verkeer, komen er dus ook veel werknemers en bezoekers van deze bedrijven af en aan. Dit maakt dat we vooraf al wisten dat het een bedrijvige omgeving is met veel verschillende mensen en vervoersbewegingen.
Stap 2: verkenning in de omgeving
Na je research ga je daadwerkelijk op locatie kijken. Wat zie je nog meer in de omgeving dat nog niet naar voren is gekomen tijdens de research? Daarnaast spreek je mensen aan en probeer je uit te zoeken hoe zij tegen het project aankijken en of er wellicht weerstand in de omgeving is. Op locatie ontdek je vaak dat alleen deskresearch niet voldoende is. Je moet de omgeving als het ware echt beleven, wil je weten hoe deze omgeving functioneert.
Praktijkvoorbeeld Maliebaan:
Toen we op locatie van project Maliebaan waren, zagen we duidelijk dat de bussen geen overlast zullen ervaren van de werkzaamheden doordat zij zich alleen op de middenbaan bevinden. De middenbaan blijft gedurende de werkzaamheden altijd toegankelijk en bereikbaar. Daarnaast zagen we dat er een belangrijke looproute richting een basisschool gevestigd is aan de Maliebaan. Deze school is dus een belangrijke stakeholder, omdat er iedere ochtend en middag veel bewegingen rondom deze school plaatsvinden en de veiligheid van de kinderen geborgd moet blijven. In een aantal gesprekken met stakeholders kwam het volgende naar voren:
Bewoner: “Ik begrijp de noodzaak van de werkzaamheden, maar ben uiteraard niet blij. Ik werk veel thuis en heb daardoor last van geluid. Daarnaast houd ik van wandelen, het is een mooie plek om te wonen. Door deze werkzaamheden neemt dat plezier wel af.”
Basisschool lerares: “Mijn grootste zorg is de veiligheid van de kinderen. Alle kinderen moeten altijd veilig naar school kunnen komen en weer veilig naar huis kunnen.”
Stap 3: stakeholders in kaart brengen
Je gaat vervolgens, aan de hand van alle verzamelde informatie uit de deskresearch en van het locatiebezoek, alle belangrijke stakeholders letterlijk ‘in kaart brengen’. Op een kaartje visualiseer je de omgeving en leg je vast waar alle belangrijke mensen, bedrijven, elementen en eventuele knelpunten zich bevinden (zie onderstaand kaartje). Afhankelijk van de grootte van het gebied gebruik je één kaart of meerdere kaartjes. Voor dit project brengen we alle stakeholders voor de Maliebaan en omliggende straten in beeld op één kaart. Zo heb je een goed overzicht van waar stakeholders zich bevinden en waar eventuele knelpunten zijn. Er zijn verschillende manieren om zulke kaarten in te richten. Werk je echt met een projectteam samen? Dan kan je bijvoorbeeld gebruik maken van Clearly, een online samenwerkingsplatform waarin je de omgeving in kaart brengt en gezamenlijk inzichtelijk hebt wie of wat er belangrijk is.
Stap 4: stakeholders categoriseren
Zodra je de stakeholders in kaart hebt gebracht, ga je de stakeholders categoriseren. Hier zijn verschillende aanpakken voor, afhankelijk van het doel van de analyse. Je kan de stakeholders indelen in groepen zoals interne stakeholders, externe stakeholders of interface stakeholders. De laatstgenoemde zijn stakeholders die niet betrokken zijn bij het project, maar wel een belang hebben bij het project. Je kan stakeholders ook indelen in een matrix met de elementen invloed en belang. Je hebt stakeholders met een hoge/lage mate van invloed en een hoge/lage mate van belang. Voor dit project delen wij de stakeholders in op basis van de elementen invloed en belang (zie onderstaande matrix als voorbeeld).
Stakeholders met een hoge mate van invloed, lage mate van belang | Stakeholders met een hoge mate van invloed, hoge mate van belang |
Stichting de Maliebaan | Gemeente Utrecht (opdrachtgever) |
Stakeholders met een lage mate van invloed, lage mate van belang | Stakeholders met een lage mate van invloed, hoge mate van belang |
Passanten | Basisschool |
Praktijkvoorbeeld Maliebaan:
Wij hebben om een voorbeeld te schetsen voor project Maliebaan per vakje een stakeholder opgenomen (zie bovenstaande matrix).
- Stichting de Maliebaan: Stichting de Maliebaan is een onafhankelijke stichting en zet zich in voor de herinrichting van de Maliebaan, met de focus op plezier, ontmoetingen en natuur. Zij hebben een lage mate van belang, maar een hoge mate van invloed op het project, omdat zij zich zullen laten horen en mee willen denken.
- Gemeente Utrecht (opdrachtgever): De opdrachtgever, gemeente Utrecht, is een sleutelfiguur in het hele project en heeft hierdoor een hoge mate van invloed en een hoge mate van belang. Zij denken mee en hebben belang bij de uitvoering van het project.
- Passanten: Dit zijn voorbijgangers die over de Maliebaan wandelen, fietsen of rijden. Zij zijn als het ware toeschouwers en niet direct betrokken bij het project. Zij hebben daardoor een lage mate van invloed en een lage mate van belang.
- Basisschool: We spraken eerder over de basisschool die zich nabij de Maliebaan bevindt. Deze stakeholder heeft een lage mate van invloed, maar een hoge mate van belang. De veiligheid van de kinderen moet meegewogen worden in de uitvoering van het project.
Stap 5: strategie bepalen
Afhankelijk van het doel bepaal je tot slot de aanpak of strategie. Bij het fictieve project gaan we de stakeholders indelen op de wijze van communicatie tijdens het project. Hierbij maken we een onderscheid in: informeren, betrekken, consulteren en partner maken. Daarnaast voegen we het communicatiemiddel toe waarmee we zullen communiceren met de stakeholders.
Stakeholders met een hoge mate van invloed, lage mate van belang: Stichting de Maliebaan | Stakeholders met een hoge mate van invloed, hoge mate van belang: Gemeente Utrecht (opdrachtgever) |
Communicatiewijze: Betrekken. Deze stakeholders willen we tevreden houden door hen te betrekken en mee te laten denken. | Communicatiewijze: Co-creatie (partner maken) door te overleggen. |
Communicatiemiddel: Inspraakavond. | Communicatiemiddel: Stuurgroep. |
Stakeholders met een lage mate van invloed, lage mate van belang: Passanten | Stakeholders met een lage mate van invloed, hoge mate van belang: Basisschool |
Communicatie: Laagdrempelig informeren. | Communicatiewijze: Consulteren door informatie op te halen. |
Communicatiemiddel: Informatieborden. | Communicatiemiddel: 1-op-1 gesprek. |
Praktijkvoorbeeld Maliebaan:
Op basis van bovenstaande matrix gaan wij alle stakeholders informeren. Ongeacht van de plek in de matrix, ontvangt iedere stakeholder voor start van de werkzaamheden een brief waarin staat wat het project inhoudt, hoe de planning eruitziet, de verwachte hinder voor de omgeving en wie zij kunnen benaderen bij vragen. In de brief staat ook beschreven hoe stakeholders via onze de omgevingsapp (Omniom) direct in contact kunnen komen met de omgevingsmanager.
Daarnaast gaat de omgevingsmanager bij de belangrijkste stakeholders (stakeholders met een hoge mate van invloed en een hoge mate van belang) persoonlijk langs om informatie op te halen en in gesprek te gaan. De omgevingsmanager gaat bijvoorbeeld langs bij de basisschool om de impact van de werkzaamheden op de bereikbaarheid en veiligheid van de school te minimaliseren. Daarnaast hebben zij graag dat de geluidshinder van de werkzaamheden ook beperkt wordt, zodat de kinderen zich goed kunnen blijven concentreren op school.
In overleg met de gemeente Utrecht (opdrachtgever) bepaalt het projectteam de maatregelen. Zo wordt er bijvoorbeeld afgestemd dat de ventwegen van de Maliebaan van inrit tot inrit worden opengebroken, zodat er altijd maar een klein deel is afgesloten. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van geluiddempende bouwhekdoeken. Zo beperkt de aannemer geluidsoverlast voor de school, omliggende woningen en bedrijven.
