We stemmen, willen meebeslissen over de inrichting van de eigen leefomgeving en denken bijvoorbeeld mee over nieuwe initiatieven op de sportvereniging of binnen het bedrijf waar je werkt. Participatie krijgt een steeds grotere rol in ons leven en wordt daardoor ook steeds belangrijker. Dit geldt ook voor ons als omgevingsmanagers. Door de aanstormende Omgevingswet kunnen we er niet meer om heen. Participatie moet en zal gebeuren. De stem van de burger gaat een grotere rol spelen waardoor ook de omgevingsmanager zijn of haar strategie moet aanpassen. Hoe ga je als omgevingsmanager om met deze verandering en hoe creëer je co-creatie met de omgeving?
In dit artikel gaan we in op het belang van co-creatie binnen een nieuwe ‘participatiesamenleving’. Wat moet een omgevingsmanager binnen deze samenleving in huis hebben en hoe geef je die co-creatie vervolgens vorm? Wij nemen je mee aan de hand van een aantal voorbeelden.
De omgevingsmanager van de toekomst
Tijdens een inspiratiesessie van Smarticipatie vertelt Tanja Kluytmans, teamleider van adviesgroep Communicatie & Omgeving bij Akertech, over de ontwikkeling van de omgevingsmanager in de loop van de jaren. Zo vertelt ze dat de omgevingsmanager van vroeger met name een dienende rol had in het projectteam en weinig zichtbaar was.
De omgevingsmanager van nu heeft een tweeledige rol: de verzorging van alle bouwcommunicatie (bewonersbrieven versturen, keukentafelgesprekken voeren, bewonersavonden organiseren en het bijhouden van een website of app) en de conditioneringswerkzaamheden (kabels en leidingen, flora en fauna, NGE’s, vergunningen, etc.). Hierin zie je al een grotere rol voor de omgevingsmanager en meer participatie door de inzet van verschillende communicatiemiddelen.
Maar, de omgevingsmanager van de toekomst gaat een stapje verder. Gebiedsoverstijgend is het woord dat Tanja gebruikt. De omgevingsmanager van de toekomst werkt behoeftegestuurd en met de omgeving samen. Hiervoor wordt bijvoorbeeld gewerkt in de vorm van een bouwteam, wordt veel gewerkt aan de hand van data en denkt de burger mee over de invulling van een project. Om die co-creatie van verschillende partijen te bewerkstelligen dient een omgevingsmanager zich te focussen op de toekomstige aandachtsgebieden coaching (vertrouwen creëren) en co-creatie (samen ontwikkelen), naast communicatie en conditionering.
Basisregels van coaching
- Wees een OEN (Open, Eerlijk en Nieuwsgierig)
- Gebruik LSD (Luisteren, Samenvatten en Doorvragen)
- Smeer NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander)
- Laat OMA thuis (Oordelen, Meningen en Adviezen)
Je wilt als omgevingsmanager uiteindelijk een vertrouwensband creëren met alle stakeholders. Neem echt een uur de tijd om met belangrijke stakeholders een kopje koffie te drinken en toon oprechte interesse en biedt een luisterend oor. Op die manier ben je in staat bij de daadwerkelijke invulling van een project te co-creëren.
Hoe geef je burgerparticipatie vorm?
Hoe geef je burgerparticipatie vorm?Om als omgevingsmanager van de toekomst die co-creatie in de participatiesamenleving vorm te geven, kunnen onderstaande stappen (de 6 V’s) uit het burgerparticipatiemodel van Akertech Adviseurs je helpen:
- Fase 1: verdiepen. De eerste stap is het verdiepen. Het verdiepen in de omgeving, de stakeholders en mogelijke issues. Je doet een omgevingsscan, locatiebezoek, deskresearch, gebruikt GIS data of voert gesprekken. Je verdiept je in de belangrijke stakeholders, hun wensen, belangen en mogelijke obstakels.
- Fase 2: verbinden. Vervolgens ga je verbinden. Verbinden met de stakeholders. Maar, ook verschillende partijen met elkaar verbinden. Met elkaar rond de tafel en afstemmen hoe alle wensen en belangen samen komen in het project.
- Fase 3: vertrouwen. Door langdurige relaties en een goede verbinding met de omgeving aan te gaan, creëer je uiteindelijk vertrouwen. In ieder geval, dat is het doel. Met goed vertrouwen ga je de uitvoering in.
- Fase 4: verplaatsen. In de uitvoering ga je de aanpak vertalen naar de bestaande wensen en behoeften in de omgeving. Je levert maatwerk door de wensen en behoeften te verplaatsen naar de aanpak in praktijk.
- Fase 5: verbeteren. Je wilt je aanpak altijd blijven verbeteren. Blik terug op hoe het ging en evalueer hoe het wellicht beter kan. Dit neem je mee naar de toekomst.
- Fase 6: verankeren. Bij verbetering hoort ook borging. Je verankert je aanpak, de samenwerking en de optimalisaties en gaat vanuit daar verder.
Participeren kun je leren
Nu weet je wat een omgevingsmanager in huis moet hebben om in zo’n participatiesamenleving te overleven en hoe je burgerparticipatie kan opzetten en borgen. Maar, welke participatievormen zet je dan uiteindelijk in? Dat is uiteraard altijd afhankelijk van het type project, je doel en de doelgroep. Hoe zorg je dat jouw doelgroep ook daadwerkelijk gaat participeren en wat wil je uit de participatie halen?
Digitaal participeren in de coronatijd
Bij ieder voordeel komt zijn nadeel en vice versa. Zo heeft ook de coronapandemie een groot voordeel met zich meegebracht: digitaal participeren. Het is gebleken dat een digitale enquête het communicatiemiddel is waarmee je de meeste respons krijgt bij de start van een project. Het is een laagdrempelige manier om jezelf te laten horen, het kan overal (thuis, onderweg of op je werk) en je bent anoniem. Daarnaast blijkt dat zo’n enquête ook een breder publiek aantrekt, dus een betere representatie van de samenleving in tegenstelling tot bijvoorbeeld een bewonersavond waarop vooral ‘de schreeuwers’ komen. Maar, toch zit ook hier een nadeel aan. Is deze digitale manier van participatie wel toegankelijk voor iedereen? Om de grootste respons op gebied van participatie te bewerkstelligen en iedereen te betrekken, zal je dus altijd meerdere communicatietools en participatievormen in moeten zetten.
Participatievormen
Aan de hand van meeloopdagen, praktijkverhalen en inspiratiesessies hebben wij een aantal participatievormen voor je op een rijtje gezet ter inspiratie:
Online participatievormen
- Digitale enquête. Zoals eerder benoemd wordt dus de voorkeur gegeven aan een digitale enquête bij de start van een project. Dit gaat bijvoorbeeld goed in combinatie met een bijeenkomst daarna. Zo weet je op de bijeenkomst al hoe mensen ergens over denken en weten zij andersom ook wat er van hen gevraagd wordt. Zo maak je de bijeenkomst effectiever.
- Maptionnaire. Dit is een visuele enquête/belevingsplatform. Om informatie te verkrijgen over de mening van mensen op de leefomgeving is dit een handige participatievorm. Op welke plekken is er bijvoorbeeld nog ruimte om te bouwen, wat zijn belangrijke ontmoetingsplaatsen in een bepaald dorp of waar zien bewoners nog kansen om de natuur te versterken? Aan de hand van een visuele enquête krijg je een mooi beeld van hoe inwoners denken over hun eigen dorp of stad.
- Geo-enquête. Dan is er ook nog de geo-enquête. Ook dit is een effectieve manier om specifieke informatie op te halen over een bepaald gebied. Aan de hand van een geo-enquête kunnen mensen input geven, gericht op het betreffende gebied. Met die geo-enquête zie je ook waar deze personen zelf wonen waardoor je de input kan categoriseren. Dit kan je goed combineren met een webinar waarin je de resultaten van de enquête bespreekt en men een reactie daarop kan geven.
- Wandeling met QR-codes. Een van de participatievormen die we ook voorbij hebben horen komen, is een wandeling, inclusief kaart, door een dorp of de stad heen. Op de kaart staat bij iedere stop een QR-code, die hen naar een vraag leidt die zij moeten beantwoorden. Zo laat je mensen actief en op een leuke manier participeren in de omgeving waar het om draait.
- Webinars. We kunnen het de digitale bewonersavond noemen. Het is een makkelijke online communicatievorm om mensen samen te brengen en te praten over een bepaald onderwerp. Je stelt mensen in staat te luisteren en vervolgens vragen te stellen of zich te mengen in een discussie.
- Poll. Een andere vorm van digitaal participeren is het uitzetten van een poll. Dit is een opiniepeiling waarbij mensen uit meerdere opties kunnen kiezen en stemmen op hun favoriet. Achteraf gelden de meeste stemmen. Dit kan goed gebruikt worden bij projecten waarbij een keuze moet worden gemaakt. Zo was er een poll: wilt u de nieuwe brug in grijs of groen terugzien? (85% stemde voor groen!).
- Gamification. Voor de inrichting van de openbare ruimte is ‘gamification’ tegenwoordig ook populair. Aan de hand van game-elementen stimuleer je mensen te participeren en hoeven zij geen lange, saaie vragenlijst in te vullen.
Offline participatievormen
- Keukentafelgesprekken. Wanneer iets veel invloed heeft op specifieke stakeholders (zoals perceeleigenaren) kan je kiezen voor keukentafelgesprekken. Dit zijn 1-op-1 gesprekken waardoor stakeholders goed de kans hebben om te laten horen wat zij willen en belangrijk vinden. Daarnaast voelen zij zich echt gehoord.
- World-café. In een eerder artikel hebben wij het World-Café concept toegelicht. Je brengt mensen samen in een café setting. Hierbij gaan verschillende mensen in een groepje bij elkaar aan tafel zitten en onder het genot van een hapje en drankje aan de slag met een vel papier en stiften.
- Inloopspreekuur. Bij een langdurig project op een vaste locatie is het fijn om een vast inloopspreekuur te hebben waarin mensen langs kunnen komen op locatie om vragen te stellen, iets te melden of meer informatie te krijgen.
- Bewonersavond. De welbekende bewonersavond. Een informatieavond waarop bewoners vragen mogen stellen en kunnen meedenken over een bepaald onderwerp.
- Actie dorpsnetwerken. Er zijn in ieder dorp of iedere stad wel dorpsnetwerken. Zij werken graag mee om bewoners te betrekken. Zij organiseren vaak netwerkevents of zijn betrokken bij acties in het dorp of de stad. Door samen met hen te werken, bereik je vaak veel mensen en kan je hun kennis en ervaring gebruiken bij het betrekken van de bewoners. Is er een maandelijkse bijeenkomst? Maak daar ook gebruik van!
Let op! Ga altijd voorzichtig om met persoonsgegevens.
Leuk al dat participeren, maar waar je altijd aandacht aan moet schenken, is de verzameling van persoonsgegevens. De Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) speelt een steeds grotere rol en legt restricties op wat betreft de verzameling van persoonsgegevens. Twee dingen die hierbij belangrijk zijn:
- Doelbinding: persoonsgegeven mogen alleen gebruikt worden ‘voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden’. Heb je een enquête uitgezet? Gebruik dan de persoonsgegevens alleen voor de doeleinden van deze enquête en niet voor andere doelen.
- Rechtmatige grondslag AVG: wees duidelijk en specifiek waar jouw vragen voor bedoeld zijn zodat mensen weten waar zij aan deelnemen.
Bij het opstellen van een enquête is het heel belangrijk om een privacyverklaring toe te voegen, welke participanten voordat ze ook maar iets hebben ingevuld, kunnen lezen.
