Wij keken laatst een dagje mee in het leven van Carlijn Bergshoeff. Omgevingsmanager sinds 2009. Momenteel is ze omgevingsmanager bij drie verschillende projecten: onderhoud aan de Vlaketunnel en het Dampoortaquaduct bij Aevo in opdracht van Rijkswaterstaat; de realisatie van een woningbouwproject in Vlaardingen bij Timpaan; en de realisatie van een nieuwe verbindingsweg (de Rijnlandroute) bij Comol5. Een greep aan diverse projecten. Net zoals haar leven, want omgevingsmanagement is niet het enige waar Carlijn zich mee bezig houdt. Ze is sinds kort podcastmaker van ‘omgevingsmanagement de podcast’, heeft een eigen digitale escape room, hockeyt, tennist, bokst én heeft twee kinderen die ook de nodige aandacht vragen. Kortom, verveling is een woord dat Carlijn niet kent! In dit artikel zoemen we met name in op de samenwerking met Rijkswaterstaat en het werk van Carlijn als omgevingsmanager.
Omgevingsmanagementoverleg met opdrachtgever Rijkswaterstaat
Op maandagochtend om 10:30 ontmoeten Carlijn en ik elkaar als eerste op een iets wat bijzondere plek in Breda, namelijk een bijgebouw van een kerk. Alle aanwezigen van het overleg wonen verspreid over het hele land (Terneuzen, Roermond en Leiden) dus was dit een logische plek voor het overleg, in het ‘midden’ van alle woonplaatsen.
Ik sluit aan bij een overleg voor het project ‘onderhoud aan de Vlaketunnel en het Dampoortaquaduct’, gelegen tussen gemeente Kapelle en Reimerswaal in Zeeland. Voor de start van het overleg maken Carlijn en ik even kennis en vertelt ze wat over het project: Voor de uitvoering van het onderhoud moeten de tunnel en het aquaduct drie keer per jaar gedurende twee nachten worden afgesloten. Weggebruikers worden dan omgeleid via de provinciale en gemeentelijke wegen. Dit overleg is bedoeld als start voor de invulling van het omgevingsmanagement, waarin we met Jimmy en Eric van Rijkswaterstaat het deelplan omgevingsmanagement doornemen. Hierin komen alle issues, stakeholders en de bijbehorende omgevingsstrategie aan de orde. Carlijn is aanwezig als omgevingsmanager vanuit de aannemer AEVO die het werk gaat uitvoeren.
Stakeholders in kaart brengen
In de tenderfase waren er door Rijkswaterstaat al veel aanbestedingsstukken aangeleverd met onder andere een uitgebreide stakeholdersanalyse. Aan de hand van deze analyse starten we ons overleg. Belangrijke stakeholders zijn onder andere gemeenten als bevoegde gezagen, weg- en vaarwegbeheerders, nood- en hulpdiensten, raakvlakprojecten in de omgeving en alle interne stakeholders binnen Rijkswaterstaat (RWS).
Met deze lijst en een Google Maps kaart op het grote scherm beginnen ze alle stakeholders in te delen op basis van hun invloed en belang bij de werkzaamheden. In een matrix worden de stakeholders, met de bijbehorende communicatiestrategie, ingedeeld in de volgende vier categorieën:
- Invloed laag, belang laag –> informeren
- Invloed hoog, belang laag –> betrekken
- Invloed laag, belang hoog –> consulteren
- Invloed hoog, belang hoog –> partner maken
Na alle stakeholders te hebben besproken en te hebben beargumenteerd waarom een stakeholder in een bepaalde categorie thuishoort, was er een overzichtelijke matrix van alle stakeholders en hoe hen exact te betrekken tijdens het project. Wat ik verhelderend vind, is om dit in samenwerking met de opdrachtgever te doen en zo op een effectieve manier kennis en expertise te delen en daarmee direct op één lijn te zitten. Daarnaast is een sparringspartner met wellicht een andere kijk op zaken altijd goed om tot het beste resultaat te komen!
Hoe onderscheid je je tijdens de tenderfase?
Tijdens het overleg kwam er een interessant vraagstuk ter sprake. Voor dit project waren er tijdens de tenderfase al veel aanbestedingsstukken aangeleverd door de opdrachtgever. Alle stakeholders waren bijvoorbeeld al in kaart gebracht en er was al in een concept overzicht gezet welk belang en welke invloed zij tijdens de werkzaamheden hebben. Er werd toen geconcludeerd dat dit de inschrijver bij een tender op die manier minder mogelijkheden geeft om zich echt te onderscheiden op het gebied van omgevingsmanagement, omdat veel al vaststaat. Bij andere projecten waar er nog niet veel stukken worden meegestuurd, kan een inschrijver zich onderscheiden met bijvoorbeeld een uitgebreide omgevingsscan of een unieke communicatiestrategie per stakeholdersgroep. Dit gaf stof tot denken, zowel voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer! Stuur je al veel stukken mee of laat je de opdrachtnemer hier invulling aan geven? Hoe onderscheid je je nog wanneer veel al vaststaat?
Mobiliteitsmanagement
Na de lunch gaan we vervolgens nog even in op andere delen van het omgevingsmanagementplan. Welke omgevingsissues zien we en hoe gaan we daar mee om? Tijdens het overleg komt naar voren dat de bereikbaarheid tijdens de geplande werkzaamheden, de verkeersveiligheid, calamiteiten, raakvlakprojecten, geluidshinder, toegang tot objecten en de beschikbaarheid (storingen) mogelijke issues zijn. Het issue dat er voor beide partijen uit springt, is de doorstroming. Mensen zullen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden namelijk omgeleid worden. Waar komen de weggebruikers van deze trajecten vandaan, waar gaan ze naartoe en via welke kanalen kun je het beste communiceren? Carlijn legt uit dat ze vaak met herkomst- en bestemmingsonderzoeken werkt, die worden uitgevoerd op basis van GPS data. Op basis van deze gegevens kan de opdrachtgever vervolgens haar publiekscommunicatie inrichten.
Op naar Vlaardingen
Na een 3 uur durend overleg was het tijd voor onze volgende stop: Vlaardingen. Ook ‘simpele’ klusjes horen bij de rol van omgevingsmanager. We rijden naar Vlaardingen waar een woningbouwontwikkeling plaatsvindt en gaan kijken of er nog een bouwbord van de sloop van het vorige appartementencomplex staat. Wat blijkt, geen bord te bekennen. Gelukkig was Vlaardingen op de route naar Carlijn’s laatste stop voor die dag: Leiden. Daar werkt Carlijn vaak in de keet voor haar derde project: de aanleg van een nieuwe verbindingsroute (de Rijnlandroute) tussen de A4 en de A44 in Leiden.
Van omgevingsmanagement tot podcastmaker
In de auto vraag ik Carlijn nog naar haar rol als podcastmaker. Carlijn maakt één keer per maand een podcast waarin ze een iemand interviewt over het vak omgevingsmanagement. Een leuke manier om kennis en ervaringen te delen. De podcast wordt bij Carlijn thuis of bij de geïnterviewde zelf in de woonkamer, studeerkamer of in de keuken opgenomen. Een mobiele studio, noemt Carlijn het zelf. Uiteraard zijn bij het maken van een podcast wel wat dingen belangrijk zoals zo min mogelijk ruis, een goede microfoon en een lekkere podcast stem. Om dit te kunnen realiseren, heeft Carlijn een audiocursus gedaan. Toch laat ze het échte montagewerk aan een expert over. Zo luisteren wij naar haar podcast zonder ruis of achtergrondgeluidjes.
Wie weet hoor je Carlijn als trouwe luisteraar ook ooit nog eens rappen, want ja, ook dat heeft ze in huis. Haar favoriete nummer? Ice Ice Baby, van voor tot achter! Ik mocht al meegenieten. De favoriete quote van Carlijn uit het nummer past perfect bij haar doel als omgevingsmanager: “Anything less than the best is a felony.”
