Een van de projecten waar onze omgevingsmanager Antonio mee bezig is, is de herinrichting van de Ooster- en Westerkade in Utrecht. De kades zijn verouderd geraakt en daarnaast wil de gemeente Utrecht de kades beter laten aansluiten op het beeld van de historische en idyllische binnenstad. Om die redenen worden de kades versterkt en vernieuwd om de allure van de Utrechtse binnenstad ook hier meer tot uiting te laten komen.
Om dit te realiseren komen er nieuwe straatsteentjes, komt er meer groen, minder ruimte voor de auto en meer ruimte voor recreatie.
De rol van de omgevingsmanager binnen dit project
Onze omgevingsmanager Antonio houdt zich in dit project bezig met alles rondom het stakeholdermanagement. Hij maakt afspraken met diverse stakeholders, is regelmatig op locatie te vinden en dient als de spin in het web tussen de opdrachtgever (gemeente Utrecht), de aannemer Pauw Dodewaard en de stakeholders. Hierbij merkt hij zo af en toe het spanningsveld tussen de verschillende partijen. Iedere partij heeft zo haar eigen belangen en wensen die behartigt proberen te worden.
Naast de bewaking van dat spanningsveld is Antonio ook druk met de communicatie en klachtenafhandeling binnen het project. Een belangrijk onderdeel van stakeholdermanagement. Zo geeft hij de stakeholders updates over waar de aannemer mee bezig is en welke werkzaamheden zij wanneer kunnen verwachten. Dit doet hij via verschillende communicatiemiddelen: de omgevingsapp, bewonersbrieven, bouwhekbanners en persoonlijk contact op locatie.
Antonio krijgt regelmatig vragen of meldingen via een van bovenstaande middelen. Zo vinden omliggende winkeliers het belangrijk dat hun zaak nog goed bereikbaar is tijdens de werkzaamheden. Antonio zoekt binnen de mogelijkheden naar een oplossing waar iedere partij blij van wordt.
Dit is een mooi voorbeeld van een opvallend communicatiemiddel. Met foto’s van vroeger nemen ze voorbijgangers, omwonenden en omliggende winkeliers mee terug in de tijd. Hoe zagen de kades er eerst uit? Op deze manier wordt het eindresultaat nog beter zichtbaar. Daarnaast is de bouwhekbanner een effectief middel om bijvoorbeeld je contactgegevens te delen of een QR-code op af te beelden, die naar de app leidt.
Welke uitdagingen komen er om de hoek kijken bij dit project?
Bijvoorbeeld dus de bereikbaarheid van omliggende ondernemers. Om zo’n uitdaging al in een vroeg stadium te signaleren en aan te pakken, voorkom je problemen tijdens de uitvoeringsfase. Daarom is er tijdens de voorbereidingsfase in beeld gebracht wat mogelijke knelpunten zijn met betrekking tot bereikbaarheid. Op basis hiervan zijn er maatregelen bedacht en doorgevoerd. Zo is er een gefaseerde aanpak, waarbij de doorlooptijd en de bijbehorende overlast van korte duur zijn. Iedere 5 weken schuiven ze weer een stuk op. Daarnaast zijn de kades normaliter een eenrichtingsweg. Tijdens het project is daar een uitzondering voor gemaakt. Er mag in twee richtingen worden gereden, waarbij het trottoir ook altijd toegankelijk blijft. Zo komen leveranciers toch altijd gemakkelijk bij hun bestemming.
Daarnaast vinden stakeholders het belangrijk dat ze echt gehoord worden. Achter je bureau vandaan komen, persoonlijk langsgaan op locatie om hun verhaal aan te horen en samen op zoek gaan naar een geschikte oplossing is hierbij van groot belang.
Het project is een succes als…
Alle stakeholders tevreden terugkijken op het project. Daarnaast natuurlijk ook wanneer alle bouwhekken van het straatbeeld verdwenen zijn en de kades er mooier bij liggen dan ooit tevoren. Antonio merkt na de afronding van fase 1 al dat stakeholders meer en meer overtuigd raken van het belang van het project, omdat het eindresultaat zichtbaar wordt. Ook dit helpt uiteraard om meer draagvlak en begrip te krijgen voor de uitvoering van het project, inclusief de overlast die daarbij komt kijken.
Wat is er nou zo leuk aan dit project?
Wat Antonio het leukste vindt is dat hij daadwerkelijk achter die laptop vandaan moet komen, buiten is en face-to-face met mensen praat en tot oplossingen komt. Wanneer je op locatie bent zie je namelijk ook echt wat mensen bedoelen, waar ze tegenaan lopen of waar ze vragen over hebben. Zo kreeg Antonio een keer een melding van een stakeholder die aangaf dat de verkeersborden onduidelijk waren. Hij is op locatie samen met haar een rondje langs alle verkeersborden gelopen en begreep toen wat zij bedoelde. Naar aanleiding van dit gesprek is Antonio met het verkeersbureau van de gemeente opnieuw rond de tafel gaan zitten en zijn de wijzigingen doorgevoerd. Dit resulteerde in een tevreden stakeholder én een duidelijkere omleiding.
